ทุกวัน นักธุรกิจที่ต้องการจะส่งจดหมายหลายร้อยฉบับ ทั้งแบบธรรมดาและแบบอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนใหญ่มักจะส่งในปริมาณมากโดยไม่ต้องนึกถึงผู้รับเลยแม้แต่น้อย ด้วยเหตุนี้ จดหมายเหล่านี้จึงยังไม่ได้รับคำตอบ เหตุผลนี้อยู่ในองค์ประกอบที่ไม่ถูกต้องของข้อความทางธุรกิจ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมาย ให้ศึกษารายละเอียดของบริษัทที่คุณจะเขียนถึง ค้นหาทุกสิ่งที่คุณสามารถทำได้เกี่ยวกับผู้ที่อาจเป็นหุ้นส่วน จากนั้นคุณสามารถเริ่มเขียนจดหมายได้ ระบุชื่อบุคคลตามชื่อและนามสกุล สิ่งนี้จะเน้นย้ำถึงความเคารพที่คุณมีต่อเขาและให้อารมณ์เชิงบวกแก่เขา ดังนั้นคุณจะบรรลุตำแหน่งของเขา
ขั้นตอนที่ 2
จดหมายต้องมีหัวเรื่องที่แสดงเนื้อหาของข้อความ สิ่งนี้จำเป็นสำหรับผู้รับในการจัดเรียงจดหมาย เนื่องจากมีข้อความจำนวนมากส่งถึงองค์กรทุกวัน ดังนั้น หากข้อเสนอของคุณไม่มีพาดหัว คุณก็อาจจะไม่สนใจ เขียนคำอธิบายประกอบขนาดเล็กด้วย วิธีนี้จะทำให้การค้นหาจดหมายของคุณง่ายขึ้น ในกรณีที่ข้อเสนอของคุณน่าสนใจหลังจากนั้นไม่นาน
ขั้นตอนที่ 3
อย่าละเลยคำชม ในบทนำ คุณสามารถเขียน ตัวอย่างเช่น จะเป็นการดีสำหรับคุณที่จะให้บริการกับบริษัทที่มีชื่อเสียงดังกล่าวได้อย่างไร ในตอนท้าย แสดงความหวังสำหรับความร่วมมือ
ขั้นตอนที่ 4
หลีกเลี่ยงการใช้วลีทั่วไป คำคุณศัพท์ที่ไม่จำเป็น และคำที่เป็นกาฝากในการเขียน หลีกเลี่ยงการใช้วลีที่มีความสุภาพมากเกินไป คำสรรพนามบ่อย และคำคุณศัพท์ว่างเปล่า ข้อความในจดหมายควรเขียนให้แน่นที่สุด
ขั้นตอนที่ 5
อย่าใช้วลีคำสั่งเช่น "ติดต่อเราทางโทรศัพท์หากคุณสนใจข้อเสนอของเรา" สิ่งนี้อาจทำให้ผู้รับเชื่อว่าข้อเสนออาจไม่เป็นที่สนใจของเขา นอกจากนี้ ผู้รับอาจรู้สึกว่าคุณกำลังบอกเขาว่าต้องทำอย่างไร ในกรณีนี้เขียนดีกว่าว่าเขาสามารถติดต่อคุณได้ทางโทรศัพท์เพื่อหารือเกี่ยวกับรายละเอียด ความหมายจะเหมือนกัน แต่วลีจะฟังดูจัดหมวดหมู่น้อยกว่า
ขั้นตอนที่ 6
เมื่ออธิบายความสำเร็จของบริษัทของคุณ ให้ใช้กริยาที่บ่งบอกถึงผลลัพธ์ที่แท้จริง ซึ่งรวมถึงกริยาที่สมบูรณ์แบบ: ขยาย, ทำ, ดำเนินการ, ทำ, พัฒนา ฯลฯ การใช้กริยาเหล่านี้จะทำให้คุณมีความเคารพและมีความเข้มแข็งมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 7
หากข้อเสนอของคุณเกี่ยวข้องกับการตั้งถิ่นฐานร่วมกันเป็นจำนวนมาก ให้ส่งด้วยบริการจัดส่งที่ดีกว่า จดหมายจะต้องอยู่ในซองของบริษัทขนาดใหญ่และปิดผนึก