การจัดการขององค์กรใด ๆ ต้องคำนึงถึงปัจจัยหลายประการทั้งภายนอกและภายในในกิจกรรม ไม่ใช่ทุกแผนจะสำเร็จตามที่ตั้งใจไว้ พนักงานที่แก้ไขงานที่ได้รับมอบหมายสามารถทำผิดโดยไม่ได้ตั้งใจหรือถอนตัวจากหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย นั่นคือเหตุผลที่ผู้จัดการต้องทำหน้าที่ควบคุมเป็นประจำทุกวัน
การควบคุมมีไว้เพื่ออะไร?
กิจกรรมขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นโครงสร้างธุรกิจหรือสถาบันของรัฐ เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป หน้าที่หนึ่งของเครื่องมือการจัดการคือคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวและปรับเปลี่ยนกระบวนการผลิต ในเวลาเดียวกัน ผู้จัดการจำเป็นต้องจัดระเบียบพนักงานอย่างเหมาะสมและกระตุ้นให้เขาทำงานในปัจจุบันและอนาคต
การควบคุมกิจกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างสม่ำเสมอและตามแผนเป็นหน้าที่ที่สำคัญของฝ่ายบริหาร ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถระบุข้อบกพร่องในการทำงานของพนักงานได้ทันท่วงที ตรวจจับข้อผิดพลาดและการคำนวณผิด การหยุดชะงักในการดำเนินงานขององค์กรไม่ได้ทั้งหมดเกิดจากการกระทำที่ผิดพลาดของบุคลากร บางครั้งความผิดพลาดก็เกิดขึ้นจากตัวผู้จัดการเอง เช่น การบิดเบือนความหมายของคำสั่งที่มาจากเบื้องบน
การควบคุมจากตำแหน่งของผู้บริหารเป็นระบบมาตรการที่ชัดเจนและรอบคอบในการตรวจสอบความถูกต้องของการปฏิบัติตามคำสั่งและคำสั่งของฝ่ายบริหาร แนวคิดนี้ยังรวมถึงการตรวจสอบการปฏิบัติงานที่เข้มงวดของพนักงานตามหน้าที่การปฏิบัติหน้าที่ ในองค์กรที่ส่วนสำคัญของงานดำเนินการโดยคน ไม่ใช่โดยเครื่องจักรและกลไก การควบคุมนั้นเกี่ยวข้องโดยตรงกับแนวคิดเรื่องอำนาจและระเบียบการบริหารของกิจกรรม
ควบคุมเป็นฟังก์ชันการจัดการ
งานของระบบควบคุมคือการกำหนดมาตรฐานบางอย่างซึ่งพนักงานต้องได้รับคำแนะนำในกิจกรรมของตน เพื่อให้การควบคุมมีประสิทธิผล จำเป็นต้องมีเกณฑ์มาตรฐานซึ่งผู้จัดการสามารถประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานแต่ละคนได้ ความแตกต่างระหว่างมาตรฐานและประสิทธิภาพที่ได้รับควรเป็นพื้นฐานในการแก้ไขกระบวนการทำงาน
หน้าที่ควบคุมในการจัดการมีผลใช้บังคับอยู่แล้วในขั้นตอนการวางแผนกิจกรรมขององค์กร ในการจัดทำแผนงานสำหรับแผนกต่างๆ ผู้จัดการควรจัดเตรียมมาตรการตรวจสอบในแผนกต่างๆ โดยระบุระยะเวลาในการดำเนินการและบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการ ลักษณะการควบคุมที่วางแผนไว้ทำให้สามารถดำเนินการตรวจสอบกิจกรรมต่างๆ ได้ ไม่ได้แยกเป็นรายกรณี แต่เป็นระบบ
เป้าหมายสูงสุดของการควบคุมคือการบรรลุถึงสภาวะที่ฝ่ายบริหารขององค์กรมุ่งเน้นไปที่ประสิทธิภาพสูงสุดของตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ เมื่อวางแผนกิจกรรมการควบคุม ผู้จัดการต้องคำนึงถึงลักษณะทางจิตวิทยาของพนักงานแต่ละคนและทีมโดยรวม ระบบตรวจสอบที่มีโครงสร้างไม่ถูกต้องอาจส่งผลเสียต่อบุคลากร ส่งผลให้แรงจูงใจลดลงและความตึงเครียดเพิ่มขึ้น