การติดต่อทางธุรกิจต้องใช้ความละเอียดอ่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงจดหมายถึงซัพพลายเออร์ เนื่องจากเหตุผลในการอุทธรณ์อาจเป็นความล้มเหลวในการปฏิบัติตามภาระหน้าที่ไม่เพียงแต่ในส่วนของเขาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงในส่วนขององค์กรของคุณด้วย
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
หากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณติดต่อซัพพลายเออร์โดยมีเจตนาที่จะสั่งซื้อสินค้าจากเขา ให้ใช้แบบฟอร์มเรียกร้องค่าขนส่งมาตรฐานขององค์กร หากข้อความนี้ไม่ได้โพสต์ทางอิเล็กทรอนิกส์บนเว็บไซต์ขององค์กร ให้เขียนจดหมายในรูปแบบอิสระ
ขั้นตอนที่ 2
กรณีสั่งสินค้าหลายประเภทในปริมาณที่ต่างกัน ให้สั่งซื้อในรูปแบบตารางระบุชื่อ บทความ สีของผลิตภัณฑ์ หากจำเป็น เขียนภาระผูกพันในการชำระค่าสินค้าที่สั่งซื้อ ให้รายละเอียดขององค์กรแก่ซัพพลายเออร์ โดยยึดตามข้อมูลเหล่านี้ ซัพพลายเออร์จะร่างสัญญา ในตอนท้ายของจดหมาย แสดงความหวังของคุณสำหรับความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกันต่อไป
ขั้นตอนที่ 3
หากจดหมายของคุณที่ส่งถึงซัพพลายเออร์เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามภาระผูกพันตามสัญญาอย่างไม่เหมาะสม การส่งมอบสินค้าหรือสินค้าที่มีคุณภาพ เกรดหรือประเภทไม่ถูกต้อง ให้ใช้วลี "เราแจ้งให้คุณทราบด้วยจดหมายนี้ … ", "เราแจ้งให้คุณทราบ..". ระบุเหตุผลที่คุณไม่สามารถรับสินค้าที่จัดส่งให้ชัดเจน อ้างถึงสัญญาหรือใบสมัครสัญญาซึ่งระบุจำนวนหน่วยและชนิดของสินค้าที่ซัพพลายเออร์ควรส่งให้คุณ ในกรณีนี้ ซัพพลายเออร์จะแก้ไขข้อผิดพลาดได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 4
หากจดหมายของคุณเกี่ยวข้องกับการไม่สามารถชำระค่าสินค้าภายในกรอบเวลาที่กำหนดโดยสัญญา ให้แจ้งซัพพลายเออร์เกี่ยวกับเรื่องนี้อย่างสุภาพที่สุด แต่ในขณะเดียวกันก็ใช้แบบฟอร์มอย่างเป็นทางการ ใช้วลี "เราขออภัยในการชำระเงินล่าช้า … ", "เนื่องจากสถานการณ์ปัจจุบัน เราไม่สามารถชำระค่าใช้จ่ายก่อน …"
ขั้นตอนที่ 5
บอกคู่สัญญาอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการชำระหนี้ให้กับเขาเมื่อใด และภาระผูกพันนี้จะได้รับการค้ำประกันว่าองค์กรของคุณจะปฏิบัติตาม ในตอนท้ายของจดหมาย แสดงความหวังว่าตอนนี้จะไม่ส่งผลกระทบต่อการเป็นหุ้นส่วนระยะยาวของคุณ