ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารบังคับซึ่งฝ่ายบัญชีของลูกค้าชำระค่าบริการที่คุณให้หรือสำหรับสินค้าที่จัดส่ง การรวบรวมเอกสารนี้ไม่ได้ยากเป็นพิเศษ แต่สิ่งสำคัญคือต้องมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดและไม่มีข้อผิดพลาด
มันจำเป็น
- - กระดาษ;
- - เครื่องพิมพ์;
- - ปากกาหมึกซึม;
- - การพิมพ์
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ตั้งชื่อเอกสารด้วยคำว่า "ใบแจ้งหนี้" เขียนไว้ตรงกลางบรรทัดแรก ชื่อตามด้วยหมายเลขบัญชีและข้อมูลสัญญา (ชื่อ, หมายเลข, วันที่สรุป) โดยปกติบัญชีจะได้รับหมายเลขซีเรียล: หากการชำระเงินครั้งแรกภายใต้สัญญาเป็นหนึ่งและต่อไป
ขั้นตอนที่ 2
ระบุตัวเองว่าเป็นผู้รับเงินหรือผู้ดำเนินการ ซัพพลายเออร์ (ขึ้นอยู่กับถ้อยคำที่ปรากฏในสัญญา) ถัดไป ระบุชื่อ ที่อยู่ตามกฎหมาย และรายละเอียดธนาคารของคุณ เป็นการดีกว่าที่จะคัดลอกหลังจากแหล่งอิเล็กทรอนิกส์เช่นหมายเลขบัญชี - จากระบบลูกค้าธนาคาร ส่วนที่เหลือ - จากหน้าที่เกี่ยวข้องบนเว็บไซต์ของธนาคารของคุณ
ขั้นตอนที่ 3
จากนั้นกำหนดลูกค้าด้วยคำนี้หรือถ้าคุณได้ตั้งชื่อตัวเองว่าผู้รับเป็นผู้ชำระเงินและให้ข้อมูลที่คล้ายกันเกี่ยวกับเขา แหล่งข้อมูลที่ดีที่สุดคือสัญญาฉบับอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 4
แทรกตารางด้านล่างลงในเอกสารที่มีหมายเลขคำสั่งซื้อของบริการที่มีให้หรือสินค้าที่จัดส่ง หน่วยวัด ปริมาณ ราคา และต้นทุนรวม
กรุณากรอกจำนวนเงินที่ต้องชำระเป็นตัวเลขด้านล่างตาราง หากคุณเป็นผู้ชำระภาษีมูลค่าเพิ่ม โปรดระบุจำนวนเงินรวมภาษีนี้ด้วย หากไม่ ให้ระบุสาเหตุที่ไม่ต้องชำระเงิน โดยปกตินี่คือแอปพลิเคชันของระบบภาษีแบบง่ายซึ่งมักจะระบุจำนวนการแจ้งเตือนความเป็นไปได้ของแอปพลิเคชันที่ออกโดยสำนักงานสรรพากรด้วย
ขั้นตอนที่ 5
ใต้ตาราง ที่ต้นบรรทัด ให้เขียนว่า "ยอดที่ต้องชำระ" และระบุจำนวนเงินที่ต้องชำระเป็นตัวเลข
ขั้นตอนที่ 6
ใบแจ้งหนี้ต้องลงนามโดยหัวหน้าองค์กรและหัวหน้าฝ่ายบัญชี หากตำแหน่งเหล่านี้ถูกครอบครองโดยบุคคลเดียว เขาจะลงนามสำหรับทั้งสองตำแหน่ง ทำเช่นเดียวกันโดยผู้ประกอบการรายบุคคลซึ่งไม่มีนักบัญชีที่ได้รับการว่าจ้าง
จากนั้นใบแจ้งหนี้จะถูกปิดผนึกด้วยตราประทับขององค์กรหรือผู้ประกอบการ
ขั้นตอนที่ 7
คุณสามารถแฟกซ์ใบแจ้งหนี้ไปยังผู้ชำระเงิน ตัวแปรที่พบบ่อยที่สุดคือเมื่อผู้รับเหมาส่งการสแกนใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าทางอีเมล บนพื้นฐานนี้การชำระเงินจะดำเนินการและต้นฉบับจะถูกส่งทางไปรษณีย์ธรรมดาโดยผู้จัดส่งหรือส่งด้วยตนเอง