งานสำนักงาน - ทำงานกับเอกสารและเอกสารสนับสนุนการจัดการในองค์กรนี้โดยเฉพาะ ควบคุมโดย GOST R 51141-98 "งานสำนักงานและธุรกิจจดหมายเหตุ ข้อกำหนดและคำจำกัดความ". องค์กรของงานสำนักงานคือองค์กรของการลงทะเบียน การจัดเก็บและการใช้เอกสารขาเข้า ขาออก และภายในในกิจกรรมปัจจุบันขององค์กร
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เมื่อจัดระเบียบงานในสำนักงาน ให้ตัดสินใจว่าองค์กร องค์กร หน่วยงานหรือสาขาในพื้นที่ห่างไกล ให้คำนึงถึงข้อเท็จจริงนี้และจัดให้มีกลไกสำหรับการโต้ตอบกับหน่วยงานเหล่านี้ ระบบงานในสำนักงานควรเหมือนกันกับสำนักงานใหญ่ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาระหว่างการลงทะเบียนและงานเอกสาร
ขั้นตอนที่ 2
ลองนึกถึงรูปแบบงานสำนักงานที่มีอยู่ที่คุณจะใช้: แบบรวมศูนย์ แบบผสม หรือแบบกระจายอำนาจ ทางเลือกของพวกเขาถูกกำหนดโดยโครงสร้างขององค์กร (ไม่ว่าจะมีส่วนย่อยทางภูมิศาสตร์หรือไม่) และอุปกรณ์ทางเทคนิคของบริการจัดการสำนักงาน หากบริการนี้มีจำนวนน้อยและไม่ได้ให้บริการในทางเทคนิค ฟังก์ชันบางส่วนจะถูกโอนไปยังส่วนย่อย ในกรณีนี้ การทำงานแบบผสมผสานจะเกิดขึ้น ในกรณีที่บริการนี้มีบุคลากร ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ที่จำเป็นทั้งหมด การเก็บบันทึกรูปแบบนี้จะรวมศูนย์
ขั้นตอนที่ 3
ในแต่ละหน่วยโครงสร้าง ให้เลือกหน่วยพนักงานพิเศษที่จะทำงานสำนักงาน หากไม่สามารถทำได้ ให้แต่งตั้งพนักงานคนอื่นซึ่งจะรวมการปฏิบัติหน้าที่หลักของเขาเข้ากับหน้าที่ของเสมียน
ขั้นตอนที่ 4
กำหนดจำนวนและการตั้งชื่อของคดี ซึ่งจะรวมถึงเอกสารขาเข้า ขาออก และภายในทั้งหมด หากเป็นเอกสารจากองค์กรระดับสูง (ผู้ปกครอง) ให้ส่งเอกสารดังกล่าวให้หัวหน้าเพื่อพิจารณา ควรส่งเอกสารขององค์กรรองเพื่อพิจารณาให้รองหัวหน้าที่รับผิดชอบในการทำงานกับพวกเขา ดังนั้นการอุทธรณ์ของพลเมืองจึงถูกส่งไปยังรองผู้ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบในการทำงานกับประชากร
ขั้นตอนที่ 5
เมื่อระบุวงกลมของผู้ติดต่อแล้ว ให้สร้างตัวแยกประเภทโดยที่คุณสามารถระบุได้ทันทีว่าเอกสารนี้เป็นของกลุ่มผู้ติดต่อกลุ่มใด ตัวอย่างเช่น สำหรับหน่วยงานของรัฐ กำหนดรหัส 01 สำหรับจดหมายจากองค์กรที่เหนือกว่า - รหัส 02 สำหรับซัพพลายเออร์ - รหัส 03 สำหรับลูกค้า - รหัส 04 เป็นต้น ซึ่งจะช่วยปรับปรุงการไหลของเอกสารภายในองค์กร
ขั้นตอนที่ 6
กำหนดรูปแบบการหมุนเวียนเอกสารที่จะดำเนินการ - ในนิตยสารหรือการ์ด ทั้งสองรูปแบบถูกนำมาใช้ในโปรแกรมพิเศษสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หากคุณยังไม่สามารถซื้อโปรแกรมดังกล่าวได้ ให้ใช้สมุดรายวันการลงทะเบียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ พวกเขาสามารถร่างขึ้นใน Excel