ในการจัดระเบียบคอลเซ็นเตอร์ จำเป็นต้องแก้ไขงานหลักสองอย่าง: จัดหาอุปกรณ์ทางเทคนิคและซอฟต์แวร์ และฝึกอบรมพนักงานให้จัดการกับการโทร ระดับของระบบอัตโนมัติและระดับการฝึกอบรมของบุคลากรคือสิ่งที่กำหนดคุณภาพของงานคอลเซ็นเตอร์
มันจำเป็น
การเชื่อมต่อกับสายโทรศัพท์ หมายเลขโทรศัพท์ที่สะดวกให้ลูกค้าจดจำ โทรศัพท์และอุปกรณ์ซอฟต์แวร์
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ตัดสินใจเกี่ยวกับทิศทางของงาน อาจเป็นศูนย์บริการลูกค้าของบริษัทของคุณเอง หรือที่เรียกว่าศูนย์บริการเอาท์ซอร์สซึ่งให้บริการดังกล่าวแก่องค์กรอื่นๆ งานนี้สามารถทำได้ทั้งในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการโทรเข้าและโทรออกไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า
ขั้นตอนที่ 2
จัดเตรียมพื้นที่ทำงานของบริการจัดส่ง ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดด้านสุขอนามัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งพื้นที่ของอาคารจะถูกกำหนดในอัตรา 20 ลูกบาศก์เมตร ต่อคน. ส่วนใหญ่มักใช้พื้นที่เปิดโล่งซึ่งสถานที่ทำงานแยกออกจากกันด้วยพาร์ติชั่น วางเจ้าหน้าที่บัญชีและธุรการไว้ในห้องอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 3
ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับอุปกรณ์ทางเทคนิคของศูนย์บริการ ก่อนอื่น คุณจะต้องใช้สายโทรศัพท์ที่เชื่อมต่อกับหมายเลขที่ขึ้นต้นด้วยตัวเลข 8-800 หรือกับหมายเลขเมืองทั่วไป คุณต้องจัดหาอุปกรณ์โทรศัพท์พิเศษด้วย นอกจากนี้ คุณจะต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูง ซอฟต์แวร์คอลเซ็นเตอร์ควรแก้ปัญหาต่างๆ เช่น การลงทะเบียนการโทรเข้าและโทรออก จัดเตรียมเมนูเสียงแบบโต้ตอบ จัดระเบียบการกระจายสาย และแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องบนเวิร์กสเตชันของผู้ปฏิบัติงาน บันทึกการสนทนา การจัดเก็บประวัติการโทรของลูกค้าแต่ละราย และอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 4
รับสมัครพนักงาน. คุณต้องการผู้ปฏิบัติงาน หัวหน้างาน ผู้จัดการ ช่างเทคนิค บ่อยครั้งที่พนักงานคอลเซ็นเตอร์ถูกรวมเข้าเป็นโครงสร้างที่ประกอบด้วยหลายระดับ ในกรณีนี้ เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานจะตอบคำถามมาตรฐานของลูกค้า และคำถามที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นจะถูกส่งต่อไปยังพนักงานที่มีความสามารถ จำเป็นต้องพัฒนาโหมดการทำงานที่เหมาะสมที่สุดสำหรับศูนย์ ตามกฎแล้ว ผู้ปฏิบัติงานทำงานเป็นกะ