การติดต่อทางธุรกิจเป็นส่วนสำคัญของเวิร์กโฟลว์ มีความจำเป็นต้องเขียนข้อความเพื่อที่ว่าในกรณีของสิ่งพิมพ์ไม่จำเป็นต้องอายสำหรับพยางค์ฟรีและข้อผิดพลาด จดหมายถึงคู่ค้าทางธุรกิจควรมีคำทักทาย เขียนให้ตรงประเด็น และลงท้ายด้วยลายเซ็นโดยละเอียด
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
หากคุณไม่รู้ว่าผู้รับจะอ่านจดหมายเมื่อใด ให้เขียนคำทักทายว่า “สวัสดี” หรือ “วันดี”
ขั้นตอนที่ 2
เลือกแบบอักษรมาตรฐานและตัวอักษรสีดำ คำที่มีหลายสีไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะอ่าน เบี่ยงเบนความสนใจ และไม่อนุญาตให้คุณเข้าใจสาระสำคัญของข้อความ หากคุณต้องการเน้นวลี ให้เขียนว่า "ฉันดึงดูดความสนใจของคุณว่า …"
ขั้นตอนที่ 3
อ้างถึงบุคคลตามชื่อและผู้บังคับบัญชา - ตามชื่อและนามสกุล ก่อนติดต่อ ให้เขียนว่า "เรียน … " การติดต่อทางธุรกิจสามารถไปถึงผู้อำนวยการได้บนโต๊ะ ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะหลีกเลี่ยงการแสดงออกทางภาษาพูดเล็กน้อย
ขั้นตอนที่ 4
เมื่อพูดกับคู่ของคุณ ให้เขียนคำว่า "คุณ" "คุณ" "ของคุณ" ด้วยอักษรตัวใหญ่ หากจดหมายส่งถึงหลายคน ให้ใช้ตัวพิมพ์เล็ก
ขั้นตอนที่ 5
ข้อความที่ตามมาควรเขียนอย่างถูกต้องในประโยคง่ายๆ โดยไม่ต้องใช้คำที่คู่สนทนาอาจไม่รู้จัก หากข้อความมีคำศัพท์ทางเทคนิคหรือสำนวนต่างประเทศ โปรดถอดรหัส
ขั้นตอนที่ 6
เริ่มจดหมายของคุณด้วยข้อความแจ้งสาระสำคัญของปัญหา แล้วถามคำถามที่สนใจ
ขั้นตอนที่ 7
ลองใส่กระดาษขนาด 1/3 A4 แบบ 12 ดูครับ ข้อความขนาดใหญ่จะรับรู้ได้ยาก ไม่อ่านจนจบ หรือข้ามทั้งประโยค หากคุณต้องการสื่อสารเป็นจำนวนมาก ให้แบ่งข้อมูลออกเป็นหลายตัวอักษรหรือแนบไฟล์พร้อมคำอธิบายโดยละเอียด หากข้อมูลสำคัญต่อผู้รับ เขาจะเปิดเอกสารแนบอย่างแน่นอน
ขั้นตอนที่ 8
ที่ท้ายจดหมายธุรกิจของคุณ ให้เขียนว่า "ขอแสดงความนับถือ ชื่อและนามสกุล" หากเป็นการติดต่อทางอีเมล์ ให้เขียนลายเซ็นที่จะมาพร้อมกับข้อความทั้งหมด ระบุข้อมูลต่อไปนี้: - นามสกุล ชื่อ ถ้าจำเป็น - นามสกุล - ตำแหน่ง - ชื่อองค์กร - ที่อยู่ - หมายเลขโทรศัพท์ - ที่ทำงานและมือถือ - ข้อมูลเพิ่มเติม - สโลแกน ความปรารถนา ฯลฯ หากมี ตามสไตล์องค์กร