การมีส่วนร่วมในนิทรรศการและงานแสดงสินค้าเป็นกลไกสำคัญในการส่งเสริมผลิตภัณฑ์หรือบริการขององค์กรใดๆ ในตลาด นั่นคือเหตุผลที่ควรเตรียมการสำหรับการมีส่วนร่วมในระดับความสำคัญพิเศษ ไม่มีเรื่องเล็กในกิจกรรมนี้ เนื่องจากรายละเอียดใดๆ ที่เปิดเผยต่อสาธารณชนในวงกว้างอาจมีผลลัพธ์ทั้งด้านบวกและด้านลบ
ตามกฎแล้ว การจัดงานนำเสนอของบริษัทในงานนิทรรศการจะตกอยู่ที่ฝ่ายประชาสัมพันธ์ ศูนย์ข่าว ตลอดจนแผนกโครงสร้างอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับนิทรรศการและกิจกรรมที่เป็นธรรม หากไม่มีเงินสำรองแรงงานดังกล่าว ทั้งบริษัทก็จะมีส่วนร่วมในองค์กร ตั้งแต่ฝ่ายบริหารไปจนถึงพนักงานในสำนักงาน
การนำเสนอของบริษัทส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับลักษณะของนิทรรศการ ตามกฎแล้วงานอุตสาหกรรมจะรวบรวมตัวเลขของพื้นที่ธุรกิจเฉพาะ: การค้าการก่อสร้างกิจกรรมทางวิทยาศาสตร์ ฯลฯ ดังนั้น บริษัท ควรพร้อมที่จะเห็นความสำเร็จของคู่ค้าและคู่แข่งที่บูธใกล้เคียง ความถี่ของนิทรรศการยังส่งผลต่อการออกแบบขาตั้งอีกด้วย สำหรับงานประจำปี ไม่อนุญาตให้ใช้สื่อการนำเสนอที่ล้าสมัยซึ่งพัฒนาบนพื้นฐานของข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง
กระบวนการเตรียมการสำหรับนิทรรศการจะเริ่มขึ้นหลายเดือนก่อนที่จะเริ่ม ขั้นตอนแรกในการสร้างสื่อการนำเสนอคือการร่างแนวคิด แผนการมีส่วนร่วมตามแผนผังนี้ประกอบด้วยรายการเอกสารประกอบการนำเสนอ: สแตนด์ แบนเนอร์ ผลิตภัณฑ์วิดีโอและเสียง หนังสือเล่มเล็ก และเอกสารประกอบคำบรรยายอื่นๆ การเก็บถาวรของการเข้าร่วมนิทรรศการซึ่งรวบรวมโดยฝ่ายประชาสัมพันธ์จะช่วยให้สามารถเตรียมวัสดุได้อย่างเหมาะสม ในเวลาเดียวกัน ประมาณการต้นทุนสำหรับการผลิตสื่อนำเสนอได้รับการอนุมัติ
ในขั้นตอนนี้ การระบุจุดแข็งของบริษัทเป็นสิ่งสำคัญ เช่น ผลิตภัณฑ์หรือบริการของตน ควรมีการสื่อสารความได้เปรียบทางการแข่งขันให้ชัดเจนแก่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าผ่านสื่อการนำเสนอ เช่น หนังสือเล่มเล็ก แบนเนอร์ คลิปวิดีโอ เราไม่ควรลืมเกี่ยวกับการติดตั้งขาตั้งแบบพิเศษที่สามารถทำได้ตามคำขอของลูกค้า - โมเดลของอุปกรณ์ใหม่หรือภาพพาโนรามาของวัสดุที่กำลังผลิต หากบริษัทผลิตอาหารที่ไม่แตกหักง่าย การแสดงคุณภาพของผลิตภัณฑ์ในนิทรรศการเฉพาะทางก็เป็นเรื่องที่เหมาะสม เปิดโอกาสให้ทุกคนพยายามสร้างความเสียหายให้กับผลิตภัณฑ์
นอกจากนี้ เป็นการถูกต้องตามหลักจริยธรรมที่จะจัดให้มีการสนทนาที่ยาวนานระหว่างผู้สนใจเข้าชมนิทรรศการและตัวแทนของบริษัท ควรติดตั้งบล็อกที่มีโน้ตและปากกาไว้ที่ขาตั้งเพื่อให้ทุกคนสามารถจดบันทึกในระหว่างการรับข้อมูลที่จำเป็น ขอแนะนำให้ทำเครื่องหมายอุปกรณ์เหล่านี้ด้วยโลโก้บริษัท
ขั้นตอนที่สองคือการกำหนดตัวเลือกแบบร่างสำหรับการติดตั้งแบนเนอร์และขาตั้ง ตามกฎแล้วจะใช้ชุดสี ฟอนต์ และโลโก้ขององค์กร ขนาดของขาตั้งทั้งหมดทำหรือซื้อโดยคำนึงถึงขนาดของเซลล์การนำเสนอ
ขั้นต่อไปคือการคัดเลือกบุคลากรมาทำงานที่สแตนด์ บ่อยครั้งที่พนักงานของบริษัทเป็นผู้นำเสนอ ข้อดีที่สำคัญของแนวทางนี้คือผู้เชี่ยวชาญสามารถบอกเกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และหากจำเป็น ให้ตอบคำถามที่ผู้เยี่ยมชมนิทรรศการอาจมี สามารถจ้างพนักงานเพิ่มเติมเพื่อเข้าร่วมในการนำเสนอเพื่อแจกจ่ายใบปลิว กรอกแบบสอบถาม ฯลฯ
ประสิทธิผลของการมีส่วนร่วมถูกกำหนดโดยการคำนวณอย่างง่ายของปริมาณของพันธมิตรที่จัดตั้งขึ้นยิ่งผู้เยี่ยมชมนิทรรศการสนใจรูปแบบการนำเสนอมากเท่าใด ผลกระทบของการมีส่วนร่วมของบริษัทในงานนี้ก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะยื่นใบสมัครเข้าร่วมนิทรรศการเป็นลำดับแรก เพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีโอกาสเลือกที่ตั้งของบูธเป็นลำดับแรก นอกจากนี้ คุณไม่ควรปฏิเสธข้อเสนอของผู้จัดนิทรรศการที่จะทำหน้าที่เป็นพันธมิตรพิเศษของงาน ข้อได้เปรียบนี้จะเพิ่มจำนวนการหมุนเวียนชื่อองค์กรในระหว่างการจัดนิทรรศการ และจะส่งผลดีต่อภาพลักษณ์ของบริษัทด้วย