กฎทั่วไปของการสนทนาทางธุรกิจสามารถกำหนดเป็น "ข้อมูลสูงสุดในเวลาขั้นต่ำ" ข้อกำหนดเบื้องต้นยังเป็นการแสดงความเคารพต่อคู่สนทนาแม้ว่าเขาจะไม่ค่อยเห็นอกเห็นใจก็ตาม เป็นการดีกว่าที่จะทิ้งอารมณ์และการตัดสินให้มีค่าสำหรับตัวคุณเอง ในการสนทนา เป็นการดีกว่าที่จะตอบโต้อย่างสงบแม้ในช่วงเวลาที่ไม่พึงประสงค์
มันจำเป็น
- - ความรู้เกี่ยวกับบรรทัดฐานของความสุภาพและมารยาททางธุรกิจ
- - ความสามารถในการสื่อสาร.
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ประเภทของการสนทนาทางธุรกิจควรรวมถึงการสื่อสารใดๆ กับคู่สนทนาในที่ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนร่วมงานหรือตัวแทนขององค์กรอื่นที่คุณติดต่อด้วยไม่ทางใดก็ทางหนึ่งภายในกรอบหน้าที่การงานของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมส่วนตัว, การสนทนาทางโทรศัพท์, การติดต่อทางอีเมล์หรือจดหมายธรรมดา, การสื่อสารผ่านโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที เป็นต้น
หลายช่วงเวลาที่เกี่ยวข้องกับการแก้ปัญหาส่วนบุคคลจะอยู่ในหมวดหมู่เดียวกัน: การรับบริการสาธารณะ การซื้อและขายทรัพย์สินส่วนบุคคล ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 2
ก่อนที่คุณจะเริ่มสื่อสาร ให้คิดให้ชัดเจนว่าคุณต้องการรับข้อมูลใด หรือในทางกลับกัน ให้ถ่ายทอดไปยังคู่สนทนา ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ (การติดต่อครั้งแรกหรือครั้งต่อไป ซึ่งฝ่ายใดมีหน้าที่รับผิดชอบมากกว่ากัน ความสัมพันธ์ของคุณพัฒนาขึ้นก่อนหน้านี้อย่างไร ฯลฯ) ลองคิดดูว่าคุณจะสนใจคู่สนทนาได้อย่างไร ชนะ
จากคำแรก หากคุณเป็นผู้ริเริ่มการสนทนา เขาต้องเป็นตัวแทนของใครและในประเด็นใดที่เขากำลังเผชิญอยู่
ในบางกรณี ไม่จำเป็นต้องถามว่าสะดวกสำหรับคู่สนทนาที่จะพูดตอนนี้หรือไม่ ในกรณีอื่นๆ หากสถานการณ์เอื้ออำนวย ให้เน้นความเร่งด่วนของการอุทธรณ์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 3
ส่งข้อมูลที่จำเป็นให้คู่สนทนาอย่างชัดเจน หากจำเป็น ให้ชี้แจงว่าเขาเข้าใจคุณถูกต้องหรือไม่ ในทางกลับกัน ให้ฟังอีกฝ่ายอย่างระมัดระวังและตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณทำให้ถูกต้อง หากจำเป็น ให้ถามคำถามชี้แจง มันจะไม่ฟุ่มเฟือยที่จะถามคู่สนทนาถ้าเขามีคำถามใด ๆ
สุดท้ายต้องเข้าใจกันอย่างถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 4
หากอีกฝ่ายหนึ่งทำผิดอย่างตรงไปตรงมา จำเป็นต้องชี้ให้เห็นถึงความถูกต้องสูงสุดกับเธอ และถ้าคุณพึ่งพาเธอมากกว่าที่เธอพึ่งพาคุณ การทำเช่นนั้นสำคัญยิ่งกว่า คุณไม่ควรกลัวว่าสิ่งนี้จะทำให้สถานการณ์ของคุณแย่ลง
ในทางตรงกันข้าม ผู้ที่รู้สิทธิของตนและรู้วิธีปกป้องพวกเขาภายใต้กรอบของกฎหมายและมารยาทจะได้รับการเคารพ และถ้าไม่ชอบก็พยายามไม่โกรธ และเพราะยิ่งคุณแสดงฟันได้เร็วเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 5
ในตอนท้ายของการสนทนา ให้สรุปข้อสรุปทั่วไปและหากจำเป็น ให้ตกลงในการโต้ตอบเพิ่มเติม: เมื่อผลของการกระทำที่ตกลงกันไว้อย่างใดอย่างหนึ่งควรพร้อม คุณจะติดต่ออีกฝ่ายหนึ่งอย่างไร ใครควรดำเนินการอะไรและในเวลาใด กรอบในเรื่องของการสนทนาของคุณ
ภาระผูกพันที่ดำเนินการทั้งหมดต้องได้รับการเคารพ และหากไม่สามารถทำเช่นนี้ได้ จำเป็นต้องยกอีกด้านหนึ่งเกี่ยวกับสถานการณ์ดังกล่าวล่วงหน้า และเริ่มการอภิปรายทางเลือกอื่น โดยเสนอวิธีแก้ปัญหาในแบบของคุณเอง