ใบแจ้งหนี้ - เอกสารหลักฐานข้อตกลงระหว่างซัพพลายเออร์และผู้ซื้อเพื่อซื้อสินค้าหรือให้บริการบางอย่าง ความสามารถในการเลือกตัวเลือกการแสดงผลที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคู่ค้าจะเป็นประโยชน์ต่อผู้มีส่วนได้เสียทั้งสองฝ่าย
มันจำเป็น
- - พีซีที่ติดตั้งระบบปฏิบัติการ Windows และอินเทอร์เน็ต
- - โปรแกรม Microsoft Excel;
- - เครื่องพิมพ์;
- - สแกนเนอร์;
- - แฟกซ์;
- - ตราประทับขององค์กรหรือผู้ประกอบการรายบุคคล
- - ซองจดหมาย;
- - แจ้งส่งของทางไปรษณีย์
- - ปากกาหมึกซึม
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เตรียมใบแจ้งหนี้เดิมของคุณ สร้างใน Excel พิมพ์บนเครื่องพิมพ์รับรองด้วยลายเซ็นของหัวหน้าและหัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กร ประทับตราเอกสารด้วยตราประทับของนิติบุคคลหรือผู้ประกอบการรายบุคคล
ขั้นตอนที่ 2
หากผู้ประกอบการรายบุคคลหรือหัวหน้าบริษัทที่ปฏิบัติหน้าที่ของหัวหน้าฝ่ายบัญชีออกใบแจ้งหนี้ เขาจะลงลายมือชื่อสองครั้ง โดยทำเช่นนี้สำหรับทั้งสองตำแหน่งที่เขาดำรงตำแหน่ง
ขั้นตอนที่ 3
ใบแจ้งหนี้ที่สแกนเป็นเกณฑ์ที่เพียงพอสำหรับการชำระเงิน สำเนาของเอกสารจะถูกส่งไปยังลูกค้าหรือผู้ซื้อสินค้าทางอีเมลพร้อมกับบทบัญญัติของต้นฉบับที่ตามมาภายหลัง ตัวเลือกการชำระเงินดังกล่าวสะดวกสำหรับพันธมิตรที่อยู่ห่างไกลกันมาก
ขั้นตอนที่ 4
หากผู้ชำระเงินอยู่ต่างประเทศ เวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ของใบแจ้งหนี้ก็เพียงพอแล้ว ในกรณีดังกล่าว แสดงว่าเอกสารถูกส่งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และถูกต้องโดยไม่มีลายเซ็นและตราประทับ การดำเนินการทั้งหมดจะมีการหารือโดยพันธมิตรและนำไปใช้โดยข้อตกลงร่วมกัน
ขั้นตอนที่ 5
เมื่อส่งใบแจ้งหนี้ทางแฟกซ์ ให้ใส่เอกสาร กดหมายเลขของพันธมิตรแล้วส่งข้อความ รับการยืนยันการจัดส่ง หากพันธมิตรอยู่ในเมืองเดียวกันหรืออยู่ในระยะทางสั้นๆ ให้ส่งใบแจ้งหนี้ต้นฉบับด้วยตนเองหรือใช้บริการจัดส่ง
ขั้นตอนที่ 6
การส่งใบแจ้งหนี้ต้นฉบับทางไปรษณีย์เป็นตัวเลือกยอดนิยม ราคาถูก แต่ใช้เวลานาน เยี่ยมชมที่ทำการไปรษณีย์ที่ใกล้ที่สุดกับคุณ แนบเอกสารในซองจดหมาย A4 เขียนที่อยู่ผู้รับและผู้ส่งในแบบฟอร์มที่เหมาะสม ชำระค่าไปรษณีย์และส่งใบแจ้งหนี้ให้คู่ค้าของคุณโดยเลือกข้อความธรรมดาหรือข้อความที่กำหนดเอง โปรดทราบว่าการส่งจดหมายธรรมดาถึงผู้รับเร็วกว่า กรอกหนังสือแจ้งการส่งจดหมายถึงผู้รับ ซึ่งจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเล็กน้อย แต่จะให้ความน่าเชื่อถือและความอุ่นใจของคุณ