เงื่อนไขการจัดเก็บของสัญญาที่สรุปโดยองค์กรไม่ได้ถูกควบคุมโดยมาตรฐานอุตสาหกรรมและบรรทัดฐาน ดังนั้นคำถามมักเกิดขึ้นเกี่ยวกับวิธีหลีกเลี่ยงการสูญเสียและจัดระเบียบการจัดเก็บและการบัญชีที่ถูกต้อง วิธีแก้ปัญหาที่สมเหตุสมผลที่สุดสำหรับปัญหานี้คือการออกพระราชบัญญัติองค์กรขององค์กรใดองค์กรหนึ่ง ซึ่งจะกำหนดขั้นตอนในการจัดเตรียม สรุป และจัดเก็บเอกสารเหล่านี้
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
หากบริษัทของคุณทำงานกับองค์กรภายนอกเป็นจำนวนมาก และจำนวนสัญญาที่สรุปได้มีนัยสำคัญ คุณควรมอบความไว้วางใจที่จัดเก็บข้อมูลให้กับสำนักงานหรือแผนกสำนักงาน สะดวกมากเนื่องจากอยู่ในสำนักงานที่มีการลงทะเบียนเอกสารทั้งหมดที่ลงนามโดยหัวหน้าและส่งโดยผู้รับเหมา หลังจากลงทะเบียนสัญญาที่ดำเนินการแล้วพนักงานของสำนักงานจะต้องทำสำเนาตามจำนวนที่ต้องการและแจกจ่ายให้กับผู้บริหารที่รับผิดชอบและเก็บต้นฉบับของเอกสารไว้ในที่ที่กำหนดเป็นพิเศษ
ขั้นตอนที่ 2
หากบริษัทของคุณมีขนาดเล็ก และคุณไม่มีแผนกธุรการ เช่นเดียวกับเสมียนที่รับผิดชอบ สัญญาที่สำคัญแต่ไม่ค่อยได้ใช้งาน เช่น ให้เช่าหรือซื้ออสังหาริมทรัพย์ ควรเก็บไว้ในแผนกกฎหมายควบคู่ไปด้วย ส่วนประกอบและเอกสารทางกฎหมายของบริษัท ฝ่ายบัญชีที่ทำการคำนวณควรจัดเตรียมสำเนาสัญญาเหล่านี้ ในสถานที่เดียวกัน ในแผนกบัญชี ร้านค้าและสัญญาสำหรับการจัดหา บริการ และประสิทธิภาพการทำงาน เป็นหนึ่งในประเภทของเอกสารทางบัญชีหลัก ซึ่งต้องมีการควบคุมการชำระบัญชี เงื่อนไขการชำระเงิน หรือการชำระเงินเป็นงวดคงที่ (บิลค่าสาธารณูปโภค การสื่อสาร)
ขั้นตอนที่ 3
ไม่ว่าในกรณีใด สัญญาทั้งหมดจะต้องมีการจดทะเบียนภายในของตนเอง และสัญญาแต่ละฉบับจะต้องได้รับมอบหมายหมายเลขเพื่อใช้ในการลงทะเบียนสัญญาอิเล็กทรอนิกส์ บันทึกนี้สามารถทำได้ในสเปรดชีต Excel นอกจากวารสารอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ยังจำเป็นต้องเก็บทะเบียนการออกข้อตกลงเหล่านี้ไว้บนกระดาษ ซึ่งจะสะท้อนให้เห็นว่าต้นฉบับของข้อตกลงนี้ถูกส่งมอบให้กับผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบเมื่อใดและใคร วารสารนี้ต้องมีฟิลด์สำหรับลายเซ็นของผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ ซึ่งยืนยันข้อเท็จจริงของการรับและการส่งมอบสัญญาเพื่อความปลอดภัย
ขั้นตอนที่ 4
อธิบายขั้นตอนการทำงานกับสัญญาในระเบียบว่าด้วยขั้นตอนการจัดทำ สรุป และจัดเก็บสัญญาและอนุมัติโดยหัวหน้าองค์กร