เอกสารใด ๆ ที่ขึ้นอยู่กับการรับเงินจะต้องกรอกแบบฟอร์มที่ถูกต้อง หากองค์กรจัดหาเงินทุนให้กับพนักงานสำหรับความต้องการใด ๆ ก็จำเป็นต้องรายงานโดยกรอกรายงานล่วงหน้า
ใครควรกรอกใบแจ้งยอดล่วงหน้า
ผู้อำนวยการไม่สามารถให้เงินกับองค์กรแก่พนักงานคนใดได้อย่างนั้น ในขั้นต้น ควรพิจารณารายชื่อพนักงานที่มีสิทธิ์ได้รับเงินล่วงหน้าพร้อมรายงานที่ตามมา สำหรับสิ่งนี้จำเป็นต้องจัดทำและออกคำสั่งพิเศษ
หากผู้ใต้บังคับบัญชาต้องการเงินทุนเพื่อดำเนินธุรกิจใด ๆ เขาจะต้องจัดทำคำแถลงรูปแบบอิสระแก่ผู้อำนวยการ จำเป็นต้องระบุจำนวนเงินที่ต้องการและวัตถุประสงค์ในการขอเงิน หากผู้อำนวยการเห็นด้วยกับคำแถลง เขาก็ลงนามในคำแถลงเป็นการส่วนตัวและระบุว่าเขาอนุญาตให้รับเงินได้มากเพียงใดและนานแค่ไหน
สิ่งสำคัญคือต้องชี้ให้เห็นว่าเงินสดสามารถออกได้เฉพาะกับพนักงานที่ได้รายงานจำนวนเงินที่ได้รับก่อนหน้านี้ทั้งหมดแล้วเท่านั้น
บางครั้งพนักงานอาจต้องการหนังสือมอบอำนาจซึ่งจะต้องออกในนามขององค์กรตามรูปแบบที่กำหนดไว้หมายเลข M-2 หรือหมายเลข M-2a แบบฟอร์มเหล่านี้ได้รับการอนุมัติในปี 1997 โดยคำสั่งของ Federal State Statistics Service ของสหพันธรัฐรัสเซีย
สำหรับเงินที่ใช้ไปซึ่งออกในแผนกบัญชีขององค์กรพนักงานต้องรายงาน มีกำหนดเวลาที่แน่นอนที่คุณต้องกรอกและส่งรายงานค่าใช้จ่าย คือ 3 วัน นับแต่สิ้นระยะเวลาที่หัวหน้าองค์กรกำหนดในใบสมัคร
หากมีการมอบเงินทุนให้กับพนักงานเพื่อความต้องการด้านการเดินทาง เขาจะต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายดังกล่าวภายใน 3 วันทำการถัดไปหลังจากกลับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจ
วิธียืนยันค่าใช้จ่ายสำหรับรายงานค่าใช้จ่าย
หากพนักงานมีเงินเหลือ เขาก็จะไม่สามารถคืนให้แคชเชียร์แบบนั้นได้ ขั้นแรกคุณต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดที่ยืนยันว่าใช้เงินตรงตามความต้องการที่ได้รับ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นเงินสดและใบเสร็จรับเงิน ตั๋วสำหรับการเดินทาง ใบเสร็จรับเงิน การกระทำ และรูปแบบการรายงานอื่นๆ ที่เข้มงวด
หลังจากได้รับเอกสารแต่ละฉบับแล้ว จำเป็นต้องตรวจสอบว่าวันที่ จำนวน และรายละเอียดนั้นอ่านออกได้หรือไม่
พนักงานจะต้องส่งเอกสารทั้งหมดไปที่แผนกบัญชี
จะเกิดอะไรขึ้นหากกรอกรายงานค่าใช้จ่ายไม่ถูกต้อง
หากพนักงานกรอกไม่ถูกต้องหรือไม่ได้จัดทำรายงานล่วงหน้าภายใน 3 วันหน่วยงานกำกับดูแลจะพิจารณาเงินที่ได้รับเป็นรายได้ซึ่งจำเป็นต้องคำนวณเบี้ยประกันและภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา หากภายหลังพนักงานยังคงจัดเตรียมเอกสารและรายงานที่จำเป็นทั้งหมด นักบัญชีจะต้องทำการคำนวณใหม่
พนักงานที่ได้รับอนุญาตขององค์กรสามารถระงับจำนวนเงินที่รายงานที่ไม่ได้ส่งจากเงินเดือนของพนักงาน
กฎพื้นฐานในการจัดทำรายงานล่วงหน้า
กฎต่อไปนี้เป็นหัวใจสำคัญของการจัดทำรายงานค่าใช้จ่าย:
- รายงานล่วงหน้าต้องมีเอกสารยืนยันจำนวนเงินที่ใช้ไป
- จะต้องส่งเอกสารไม่เกิน 3 วันทำการหลังจากสิ้นสุดการเดินทางเพื่อธุรกิจ ระยะเวลาที่ผู้จัดการกำหนด หรือจากช่วงเวลาที่ไปทำงานหลังจากเจ็บป่วยหรือลาพักร้อน
- รายงานถูกร่างขึ้นในรูปแบบพิเศษหมายเลข AO-1 อนุญาตให้ใช้แบบฟอร์มรายงานล่วงหน้าซึ่งได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร
- เฉพาะผู้จัดการเท่านั้นที่ควรรับผิดชอบในการอนุมัติรายงานค่าใช้จ่าย
- รายงานล่วงหน้ากรอกโดยพนักงานที่ใช้จ่ายเงิน นอกจากนี้ นักบัญชีต้องป้อนข้อมูลบางอย่าง
ข้อมูลต่อไปนี้ควรระบุไว้ในรายงานล่วงหน้า:
- ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทที่ออกเงินให้กับพนักงาน
- ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่ได้รับเงินจากองค์กร
- วัตถุประสงค์ที่คุณต้องการจัดหาเงินให้กับพนักงานของบริษัท
- จำนวนเงิน
- ข้อมูลค่าใช้จ่ายทั้งหมดพร้อมการยืนยัน
- ยอดเงินคงเหลือ ถ้ามี
ในตอนท้ายพนักงานและพนักงานของแผนกบัญชีจะใส่ลายเซ็นซึ่งออกเงินและรับส่วนที่เหลือ
ไม่จำเป็นต้องประทับตราใด ๆ ในใบแจ้งยอดล่วงหน้า เนื่องจากเป็นเอกสารภายใน และไม่ก้าวข้ามองค์กร นอกจากนี้ ตั้งแต่ปี 2559 นิติบุคคลทั้งหมด และไม่เพียงแต่ผู้ประกอบการรายบุคคล มีสิทธิทุกประการที่จะไม่รับรองเอกสารของพวกเขาด้วยตราประทับและตราประทับ
รายงานถูกกรอกในสำเนาเดียว เป็นส่วนหนึ่งของเอกสารหลักและคุณไม่ควรทำผิดพลาดในการออกแบบ หากไม่สามารถหลีกเลี่ยง blots หรือการกรอกไม่ถูกต้องได้ด้วยเหตุผลบางประการ ควรใช้แบบฟอร์มใหม่และกรอกในรูปแบบใหม่
วิธีการกรอกรายงานค่าใช้จ่าย
ดูเหมือนว่าเอกสารสำคัญสำหรับการหมุนเวียนภายในควรกรอกยากมาก แต่นี่เป็นสิ่งที่ผิดโดยพื้นฐาน การกรอกครั้งแรกจะไม่เกิดปัญหาในภายหลังหากคุณต้องการเติมใหม่
พนักงานต้องป้อนข้อมูลตามลำดับต่อไปนี้:
- โดยใช้ข้อมูลการลงทะเบียนขององค์กร ป้อนรหัส OKPO และชื่อเต็มขององค์กร
- ในคอลัมน์ถัดจากคำจารึก "รายงานล่วงหน้า" จำเป็นต้องใส่หมายเลขเอกสารและวันที่เตรียมการ
- ทางด้านขวา มีความจำเป็นที่จะต้องเว้นที่ว่างไว้เล็กน้อย จำเป็นสำหรับบันทึกของหัวหน้าองค์กร: จำนวนเป็นคำ, วันที่อนุมัติรายงานและลายเซ็น
- ด้านล่างบรรทัดทั้งหมดมีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่ได้รับเงินล่วงหน้า จำเป็นต้องระบุว่าเขาทำงานอยู่ในหน่วยโครงสร้างใด นามสกุล ชื่อ นามสกุล และตำแหน่ง มีการระบุหมายเลขพนักงานของพนักงานและเหตุใดจึงต้องมีการล่วงหน้า
นี่เป็นการสรุปส่วนแรกของรายงานค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ แบบฟอร์มประกอบด้วยสองตาราง หนึ่งในนั้นถูกเติมเต็มโดยพนักงานที่ได้รับเงิน คุณต้องป้อนจำนวนเงินรวมของการชำระเงินล่วงหน้าและสกุลเงินที่ออก จำนวนเงินคงเหลือหรือยอดใช้จ่ายเกินควรระบุไว้ด้านล่าง
ตารางที่สองเสร็จสมบูรณ์ในแผนกบัญชีโดยผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับอนุญาต ต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีบัญชี บัญชีย่อย และเงินที่ส่งผ่าน ต้องระบุรหัสธุรกรรมและจำนวนเงินที่แน่นอน
ด้านล่างตาราง จำเป็นต้องระบุจำนวนเอกสารที่แนบมากับรายงานและจำนวนหน้าของเอกสารเหล่านี้
หลังจากกรอกคอลัมน์ทั้งหมดแล้ว เอกสารจะต้องได้รับการตรวจสอบโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชี ตามผลลัพธ์เขาต้องระบุจำนวนเงินที่รายงานในบรรทัดพิเศษสำหรับสิ่งนี้
ด้านล่างนักบัญชีและหัวหน้าฝ่ายบัญชีจะต้องลงนามพร้อมใบรับรองผลการเรียน นอกจากนี้ควรระบุพนักงานของแผนกบัญชีเกี่ยวกับยอดเงินคงเหลือหรือการคำนวณใหม่และจำนวนการสั่งซื้อเงินสดซึ่งผ่านจำนวนเงินนี้ แคชเชียร์ที่ได้รับยอดคงเหลือหรือออกจำนวนเงินที่เหมือนกับการใช้จ่ายเกินต้องลงนามในใบแจ้งยอด
ส่วนถัดไปของรายงานทางการเงินสามารถต่อรองได้ จะต้องมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับเอกสารซึ่งยืนยันความจริงที่ว่าเงินถูกใช้ไปตามความต้องการที่ร้องขอ ในส่วนนี้ คุณต้องป้อนข้อมูลต่อไปนี้:
- รายละเอียดของแต่ละองค์กรที่ออกเอกสาร
- วันที่ออก
- ชื่อ.
- จำนวนเงินที่แน่นอนของเงินที่ใช้ไป
- จำนวนการนับที่ผ่านรายการจำนวนเงินที่ระบุในเอกสาร
พนักงานต้องลงลายมือชื่อใต้โต๊ะเป็นบรรทัดพิเศษ ดังนั้นเขาจะยืนยันความถูกต้องของข้อมูลที่ระบุ
ส่วนสุดท้ายของรายงานค่าใช้จ่ายเป็นส่วนที่ตัดยอด มีใบเสร็จรับเงินจากนักบัญชีซึ่งเขากรอกหลังจากได้รับเอกสารจากพนักงานยืนยันการใช้เงิน ในส่วนการฉีกขาดจำเป็นต้องระบุ:
- ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน (ชื่อเต็ม)
- หมายเลขรายงานและวันที่ออก
- จำนวนเงินเป็นคำที่ออกให้กับพนักงาน
- จำนวนเอกสารการรายงานที่พิสูจน์ต้นทุน
หลังจากนั้นเจ้าหน้าที่บัญชีจะใส่วันที่และลายเซ็น ส่วนที่ถอดออกได้จะต้องส่งมอบให้กับพนักงานเพื่อเป็นหลักฐานของข้อมูลที่ได้รับ