การเคลื่อนย้ายสินค้าจากซัพพลายเออร์ไปยังผู้บริโภคจะต้องมีการจัดทำเป็นเอกสารอย่างถูกต้อง ด้วยเหตุนี้ จึงมีการนำเอกสารการจัดส่งจำนวนหนึ่งมาใช้เพื่อควบคุมกฎการขนส่งและข้อกำหนดในการส่งมอบสินค้า
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ใบตราส่งเป็นของเอกสารการจัดส่ง ซึ่งสามารถใช้เป็นใบเสร็จและใบสั่งซื้อเดบิตได้ เอกสารนี้ต้องมีรูปแบบที่ถูกต้อง ใบแจ้งหนี้ต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับสินค้า ปริมาณ ราคาสินค้าแต่ละรายการ และยอดรวม จำนวนและวันที่ออกเอกสาร ผู้รับผิดชอบจะร่างใบตราส่งสินค้าเมื่อสินค้าถูกปล่อยที่คลังสินค้าและเมื่อได้รับที่องค์กรการค้าจะต้องได้รับการรับรองด้วยตราประทับกลมของผู้จัดหาและผู้รับ
ขั้นตอนที่ 2
การลงทะเบียนของสินค้าที่ได้รับดำเนินการตามข้อ 2.1 "คำแนะนำวิธีการสำหรับการบัญชีและการลงทะเบียนการดำเนินงานของการรับ การจัดเก็บ และการปล่อยสินค้าในองค์กรการค้า" เอกสารประกอบทั้งหมด (ใบแจ้งหนี้ ใบตราส่งสินค้า ฯลฯ) จะถูกประทับตรา และใบเสร็จรับเงินทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ใน "บันทึกการรับสินค้า" ซึ่งระบุชื่อ หมายเลขและวันที่ของเอกสารการรับ ตลอดจนข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ หลังจากรับสินค้าแล้ว ข้อมูลในเอกสารประกอบจะไม่สามารถแก้ไขได้อีกต่อไป สินค้าจะต้องพิมพ์เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ในวันที่ได้รับสินค้า มิฉะนั้น จะมีการจดบันทึกในรายงานสินค้าซึ่งระบุสาเหตุของความเป็นไปไม่ได้ที่จะผ่านรายการสินค้าในวันที่ได้รับจริง
ขั้นตอนที่ 3
ในกรณีที่สินค้าที่ได้รับไม่ตรงกับรายการเอกสารจะได้รับการยอมรับจากคณะกรรมการพิเศษและจะมีการร่าง "พระราชบัญญัติการยอมรับ" หากความคลาดเคลื่อนเกี่ยวข้องกับปริมาณและคุณภาพของสินค้า จะมีการร่าง "พระราชบัญญัติว่าด้วยการสร้างความคลาดเคลื่อนในคุณภาพและปริมาณเมื่อรับสินค้าในสินค้าคงคลัง" โดยมีตัวแทนของซัพพลายเออร์และผู้รับผิดชอบที่สำคัญ หากพบสินค้าเกินดุล การแสดงตนของตัวแทนซัพพลายเออร์ก็เป็นทางเลือก