การบัญชีต้องมีการจัดเก็บเอกสารเบื้องต้น ซึ่งอาจจำเป็นในระหว่างการตรวจสอบภาษี หรือถ้าจำเป็น ให้กระทบยอดการคำนวณ การจัดเก็บใบแจ้งหนี้ดำเนินการตามบันทึกบัญชีที่เกี่ยวข้องซึ่งกำหนดโดยข้อ 3 ของข้อ 169 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย กฎสำหรับการเก็บรักษาวารสารนี้กำหนดโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียฉบับที่ 914
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
รักษาสมุดรายวันการบัญชีสองฉบับสำหรับธุรกิจ หนึ่งรายการสำหรับจัดเก็บใบแจ้งหนี้ที่ได้รับ และอีกรายการสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ออก กฎหมายไม่ได้กำหนดรูปแบบมาตรฐานสำหรับเอกสารนี้ ดังนั้นจึงต้องพัฒนาอย่างอิสระ สร้างตารางที่จะป้อนข้อมูลในใบแจ้งหนี้
ขั้นตอนที่ 2
จำเป็นต้องมีคอลัมน์ที่มีวันที่ได้รับ, วันที่สร้างและหมายเลขของใบแจ้งหนี้, ชื่อของผู้ขายหรือผู้ซื้อ นอกจากนี้ จะต้องป้อนจำนวนใบแจ้งหนี้และภาษีมูลค่าเพิ่ม รวมถึงการบ่งชี้เอกสารการชำระเงินในคอลัมน์แยกต่างหาก อนุมัติการลงทะเบียนที่พัฒนาขึ้นสำหรับการบัญชีของใบแจ้งหนี้ในนโยบายการบัญชีขององค์กร สำหรับสิ่งนี้จะมีการออกคำสั่งที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนที่ 3
หมายเลขและรายการบันทึกใบแจ้งหนี้ กำหนดระยะเวลาในการสร้างเอกสารด้วยตัวเอง หากวารสารถูกเก็บไว้โดยใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ วารสารจะต้องพิมพ์เมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลารายงานบนกระดาษ ผูกมัดและผูกมัดด้วยใบกำกับสินค้าที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 4
จัดเก็บและบันทึกใบแจ้งหนี้ที่ได้รับและออกในสมุดบันทึก บันทึกข้อมูลเอกสารลงในสมุดรายวันตามวันที่ได้รับจริงจากคู่ค้าทางธุรกิจ ดังนั้น คุณจะหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่เกิดขึ้นกับหน่วยงานด้านภาษีในระหว่างการแสดงภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับการหักในใบแจ้งหนี้เหล่านี้ กระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียตั้งข้อสังเกตว่าจะต้องยอมรับภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับการหักภาษีในช่วงเวลาภาษีเมื่อองค์กรได้รับเอกสารจริง
ขั้นตอนที่ 5
ใส่ใบแจ้งหนี้ลงในบัญชีแยกประเภทโดยใช้เครื่องเจาะรูหรือผู้ถือพิเศษ สามารถใช้สารยึดเกาะสำหรับงานหนักเพื่อหลีกเลี่ยงความเสียหายต่อหลักทรัพย์ ระบุข้อมูลโฟลเดอร์เกี่ยวกับบริษัทที่เป็นเจ้าของเอกสารที่จัดเก็บไว้ตลอดจนระยะเวลาในการบำรุงรักษา หลังจากหมดอายุสามปี สมุดรายวันใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปยังคลังสินค้าหรือสถานที่จัดเก็บพิเศษ เมื่อทำเช่นนี้ ต้องแน่ใจว่าใช้กล่องกระดาษแข็งที่มีการระบายอากาศที่ดี เพื่อหลีกเลี่ยงการเกิดเชื้อราและความเสียหายต่อเอกสาร