สำหรับคนที่อยู่ห่างไกลจากการบัญชี เป็นเรื่องยากที่จะเข้าใจความสุขของนักบัญชีที่ในที่สุดก็สามารถปรับสมดุล! เหตุใดสถานการณ์จึงเกิดขึ้นเมื่อสินทรัพย์และความรับผิดไม่สามารถมาบรรจบกันได้ แต่อย่างใด และเหตุใดจึงต้องมาบรรจบกัน
ABC ของนักบัญชี
ในการดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพและตัดสินใจด้านการจัดการที่ถูกต้องได้ทันเวลา คุณต้องติดตามกระบวนการทางธุรกิจและการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่องในเวลาปัจจุบัน ในการทำเช่นนี้ ข้อมูลจากเอกสารหลักจะถูกจัดกลุ่มเป็นบัญชีทางการบัญชี เหตุใดข้อมูลนี้จึงถูกจัดระบบ วิเคราะห์ และฝ่ายบริหารขององค์กรสามารถสรุปผลความพยายามของพวกเขาได้
การบัญชีเป็นไปตามหลักการของการเข้าสองครั้ง: แต่ละธุรกรรมทางธุรกิจจะต้องสะท้อนให้เห็นในเดบิตและเครดิตของบัญชีเช่น การเข้าซื้อกิจการต้องเท่ากับรายจ่าย มันไม่สามารถเกิดขึ้นเป็นอย่างอื่นได้เนื่องจากวิธีการส่งผ่านจากสถานะหนึ่งไปยังอีกสถานะหนึ่ง แต่ไม่สามารถเกิดขึ้นจากที่ไหนเลยและหายไปอย่างไร้ร่องรอย ด้วยหลักการนี้เองที่ระบบบัญชีทั้งหมดถูกสร้างขึ้น และแนวคิดของ "ยอดดุล" หมายถึงความเท่าเทียมกันเมื่อปฏิบัติตามกฎนี้
ธุรกรรมทางธุรกิจแต่ละรายการมีผลกับบัญชีสองบัญชี: หากได้รับเงินที่โต๊ะเงินสด จะต้องระบุแหล่งที่มาของการรับเงิน เมื่อใช้เงินเหล่านี้ ประเภทของค่าใช้จ่ายจะปรากฏในการบัญชี ไม่ว่าจะเป็นการชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์ เงินเดือนของพนักงาน หรือการชำระภาษี - สำหรับแต่ละรายการจะมีหมวดหมู่อยู่ในแผนบัญชี นอกจากนี้ หลักการรายการสองครั้งไม่รวมความเป็นไปได้ของข้อผิดพลาดทางบัญชี: หากเกิดขึ้น จะไม่สามารถนำยอดดุลมารวมกันได้
จะหาข้อผิดพลาดในการบัญชีได้อย่างไร?
ข้อผิดพลาดทางบัญชีทั้งหมดมีสองประเภท: โดยเจตนาและไม่ตั้งใจ แต่บ่อยครั้งกว่าข้อผิดพลาดอื่น ๆ ของระบบดังต่อไปนี้:
- ระหว่างการบัญชีเบื้องต้น เมื่อบันทึกรายการในบัญชีโดยไม่มีเอกสารที่เหมาะสม
- กรณีลงทะเบียนไม่ทัน
- เมื่อวาดรายการที่ไม่ถูกต้อง ในกรณีนี้ ข้อมูลทางบัญชีจะผิดเพี้ยน
- ในการประเมินอาจเกี่ยวข้องกับการละเมิดกฎการบัญชีหลักการคำนวณจำนวนเงินค่าเสื่อมราคา
- ข้อผิดพลาดเฉพาะอาจเกิดขึ้นได้เมื่อคอมพิวเตอร์ทำงานผิดพลาด เมื่อใช้โปรแกรมบัญชีที่ไม่ถูกต้อง เมื่อไฟฟ้าดับกะทันหัน เมื่อมีการนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่เป็นอันตรายเข้าสู่ระบบ
ในทุกกรณี วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการค้นหาข้อผิดพลาดในการบัญชีคือการดำเนินการสินค้าคงคลัง เมื่อยอดดุลจริงถูกกระทบยอดกับการบัญชี ในกรณีนี้เป็นไปได้ที่จะเปิดเผยข้อเท็จจริงของการลงทะเบียนค่าและการโจรกรรมที่ไม่ถูกต้อง การกระทบยอดกับคู่สัญญาในการมาถึงและการใช้สินค้าคงคลังจะช่วยได้เช่นกัน
เมื่อรวบรวมงบดุลด้วยตนเอง นักบัญชีที่มีประสบการณ์สามารถ "เห็น" ธุรกรรมที่ไม่ถูกต้อง รวมทั้งติดตามการเคลื่อนไหวของเงินในบัญชีเดบิตและเครดิต นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ที่จะใช้วิธีการควบคุมเชิงตรรกะด้วยการสร้าง "จุดควบคุม" ซึ่งค่าในการรายงานที่ถูกต้องจะต้องตรงกัน