กิจกรรมทางการเงินขององค์กรใดๆ ได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวดโดยหน่วยงานภาษี สถิติ และหน่วยงานของรัฐอื่นๆ การดำเนินการใด ๆ กับบัญชีกระแสรายวัน การเคลื่อนไหวของเงินใด ๆ จะต้องได้รับการยืนยันจากเอกสารและแสดงในงบการเงิน ดังนั้น การเก็บรักษาเอกสารและรูปแบบการรายงานที่เข้มงวด (หากใช้) จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่ง
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ข้อกำหนดในระหว่างที่ต้องเก็บเอกสารและแบบฟอร์มนั้นระบุไว้ในข้อ 8 ของศิลปะ 25 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย โดยเฉพาะเอกสารทางบัญชีและเอกสารที่จำเป็นสำหรับการคำนวณและชำระภาษี ระยะเวลาการจัดเก็บตั้งไว้ที่ 4 ปี เช่นเดียวกับเอกสารที่ทำหน้าที่เป็นการยืนยันการชำระภาษีและรายได้ที่องค์กรได้รับและสำหรับองค์กร - และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 2
กฎหมายของรัฐบาลกลาง "ในการบัญชี" เพิ่มระยะเวลาการจัดเก็บที่กำหนดไว้สำหรับเอกสารประเภทนี้โดยหนึ่งปีคือ i. E. องค์กรต้องเก็บเอกสารทางบัญชีหลักไว้อย่างน้อย 5 ปี
ขั้นตอนที่ 3
รูปแบบของการรายงานที่เข้มงวดยังหมายถึง "หลัก" เนื่องจากพวกเขาทำหน้าที่เป็นการยืนยันการชำระด้วยเงินสดโดยไม่ต้องใช้เครื่องบันทึกเงินสด กฎที่กำหนดไว้ใน "ข้อบังคับเกี่ยวกับการดำเนินการชำระเงินสดและ (หรือ) การชำระโดยใช้บัตรชำระเงินโดยไม่ต้องใช้เครื่องบันทึกเงินสดจะนำไปใช้กับข้อกำหนดและเงื่อนไข ของการจัดเก็บของพวกเขา ".
ขั้นตอนที่ 4
เก็บสำเนาของแบบฟอร์มที่ใช้แล้วไว้ในถุงที่ห่อและปิดผนึก กระเป๋าจะต้องได้รับการจัดระเบียบและลงนาม หลังจากหมดอายุระยะเวลาการจัดเก็บห้าปี แต่ไม่เร็วกว่าหนึ่งเดือนหลังจากสินค้าคงคลังล่าสุดและตรวจสอบรายงานสินค้าโภคภัณฑ์ ทำลายด้านหลังของแบบฟอร์มตามใบรับรองการตัดจำหน่าย การกระทำดังกล่าวลงนามโดยสมาชิกของคณะกรรมาธิการซึ่งรวมถึงหัวหน้าองค์กร ขั้นตอนเดียวกันสำหรับการตัดบัญชีนั้นมีไว้สำหรับแบบฟอร์มที่ไม่สมบูรณ์หรือเสียหายโดยประมาทเลินเล่อ
ขั้นตอนที่ 5
ในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลักและแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด ให้จัดสรรห้องเก็บถาวรแยกต่างหาก ถ้าเป็นไปได้ ติดตั้งตู้กันไฟที่ปิดสนิท การเข้าถึงควรถูก จำกัด บนพื้นฐานของคำสั่งที่เหมาะสมซึ่งลงนามโดยหัวหน้าองค์กร ใบสั่งต้องกำหนดขั้นตอนในการใช้ที่เก็บถาวรและการบัญชีสำหรับการออกเอกสารที่เก็บไว้ในนั้น