หากบริษัทส่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ เมื่อกลับมาบริษัทจะต้องชดใช้ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อธุรกิจ กฎนี้อยู่ภายใต้มาตรา 168.1 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ในการบัญชีสำหรับธุรกรรมดังกล่าวจะมีการจัดทำรายงานล่วงหน้าและชำระเงินคืนจากเงินที่รับผิดชอบ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
รายงานเงินให้กับพนักงานที่กำลังเดินทางไปทำธุรกิจ จำนวนเงินนี้กำหนดโดยคำสั่งการเดินทางเพื่อธุรกิจและคำนวณตามบรรทัดฐานที่กฎหมายกำหนด สร้างคำสั่งกระแสเงินสดสำหรับจำนวนเงินที่ระบุและทำเครื่องหมายวัตถุประสงค์ของเงินทุน สะท้อนในการบัญชีการออกเงินสดในบัญชีเครดิต 50 "แคชเชียร์" ในการติดต่อกับบัญชี 71 "การชำระบัญชีกับผู้รับผิดชอบ"
ขั้นตอนที่ 2
ขอให้พนักงานกรอกรายงานล่วงหน้าเกี่ยวกับแบบฟอร์มรวม AO-1 ซึ่งเขาจะต้องสะท้อนค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ทันทีและจัดทำเป็นเอกสาร กล่าวอีกนัยหนึ่งถ้าพนักงานใช้ระบบขนส่งสาธารณะเขาต้องขอตั๋วจากพนักงานควบคุมรถและถ้าเขาซื้ออาหารก็ขอใบเสร็จ ในกรณีที่ไม่มีเอกสารเหล่านี้ ผู้รับผิดชอบจะไม่มีสิทธิเรียกชดใช้ค่าใช้จ่ายสำหรับค่าใช้จ่ายใดๆ ที่เกิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 3
คำนวณจำนวนเงินที่พนักงานใช้ไปในการเดินทางเพื่อธุรกิจ ค่าใช้จ่ายทั้งหมดควรสะท้อนให้เห็นในเครดิตของบัญชี 71 โดยสอดคล้องกับบัญชีซึ่งเป็นลักษณะของวัตถุประสงค์ของค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่น หากซื้อสินค้าตามความต้องการของบริษัท บัญชี 41 "สินค้า" จะถูกใช้ ถ้าค่ารักษาพยาบาลหรือค่าอาหารและที่พักทำขึ้นบัญชี 26 "ค่าใช้จ่ายทั่วไป"
ขั้นตอนที่ 4
ชดใช้ค่าใช้จ่ายหากเกินจำนวนเงินที่รายงานที่ออก ในการทำเช่นนี้ ให้เขียนคำสั่งกระแสเงินสดที่เกี่ยวข้องและเปิดการผ่านรายการในแผนกบัญชีสำหรับจำนวนที่ระบุ: เครดิต 50 - เดบิต 71 เป็นที่น่าสังเกตว่าการชำระคืนค่าใช้จ่ายในกรณีนี้ใช้ไม่ได้กับค่าตอบแทนสำหรับงานที่ทำ ดังนั้นจึงไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ทางเศรษฐกิจแก่พนักงานและไม่ต้องเสียภาษี