เพื่อให้ใบแจ้งหนี้สามารถชำระได้ในเวลาอันสั้น จำเป็นต้องส่งไปยังคู่สัญญา ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้วิธีการสื่อสารที่ทันสมัย ทางไปรษณีย์หรือโดยการจัดส่งพัสดุ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
พิมพ์ใบแจ้งหนี้ ใส่ลายเซ็นของผู้มีอำนาจ (ผู้อำนวยการทั่วไป หัวหน้าฝ่ายบัญชี) รับรองด้วยตราประทับขององค์กรของคุณ
ขั้นตอนที่ 2
แฟกซ์เอกสาร ในการดำเนินการนี้ ให้โทรหาองค์กรเรียกเก็บเงินและขอให้เปลี่ยนไปใช้อุปกรณ์ที่เหมาะสม หลังจากเสียงบี๊บ ให้กดปุ่มส่ง สามารถชำระเงินตามสำเนาใบแจ้งหนี้ แต่หลังจากนั้นจำเป็นต้องส่งต้นฉบับให้คู่สัญญา วิธีนี้ดีที่สุดถ้าคุณต้องการส่งใบแจ้งหนี้ไปยังภูมิภาคอื่น และคุณไม่ทราบที่อยู่อีเมลขององค์กร
ขั้นตอนที่ 3
สแกนใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ บันทึกไฟล์ เขียนอีเมลถึงพนักงานขององค์กรที่ต้องจ่ายเงินพร้อมแนบใบแจ้งหนี้ที่สแกน ในกรณีที่ในหัวเรื่องหรือในข้อความเอง ระบุว่าไฟล์แนบอยู่ หากอุปกรณ์ทางเทคนิคของสำนักงานของคุณอนุญาต คุณสามารถใส่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และตราประทับลงในเนื้อหาของเอกสาร ในกรณีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารแล้วสแกน
ขั้นตอนที่ 4
ใช้บริการขนส่ง. คุณสามารถติดต่อแผนกที่เหมาะสมขององค์กรหรือบริษัทเฉพาะทางได้ ให้เอกสารต้นฉบับแก่ผู้จัดส่ง โดยระบุที่อยู่จริงขององค์กรที่ควรจัดส่งใบแจ้งหนี้ให้ถูกต้องที่สุด หากคุณไม่ทราบชื่อและนามสกุลของผู้จ่ายบิล แนะนำให้ส่งพัสดุให้เจ้าหน้าที่บัญชี
ขั้นตอนที่ 5
ส่งจดหมายโดย Russian Post หากคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ส่งจดหมายถึงผู้รับแล้ว ให้เลือกรายการไปรษณีย์ที่มีใบเสร็จการจัดส่ง หากคุณต้องการส่งต้นฉบับของใบแจ้งหนี้ที่ได้รับแล้วทางโทรสารหรืออีเมล ให้ส่งเป็นจดหมายธรรมดาในซองที่มีตราประทับเพียงพอ