การเตรียมและส่งกรณีและปัญหาไปยังที่เก็บถาวรถือเป็นส่วนสำคัญของเวิร์กโฟลว์ การลงทะเบียนของพวกเขาเริ่มต้นในองค์กรตั้งแต่วินาทีที่มีการยื่นเอกสารและสิ้นสุดด้วยการโอนไปยังที่เก็บถาวรเมื่อสิ้นปีปฏิทินหรือระยะเวลาการจัดเก็บ ในบางกรณี ไฟล์จะถูกเก็บไว้นานกว่าหนึ่งปี ซึ่งรวมถึงตัวอย่างเช่น เอกสารที่เกี่ยวข้องกับบันทึกบุคลากร
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เพื่อให้ขั้นตอนการยื่นคำร้องในไฟล์เก็บถาวรใช้เวลาไม่นาน คุณควรปฏิบัติตามกฎสำหรับการลงทะเบียนของพวกเขาในระหว่างเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน เมื่อโอนเคสไปยังที่เก็บถาวรสำหรับการจัดเก็บถาวรหรือชั่วคราว คุณต้องเย็บเอกสาร แผ่นหมายเลข เขียนคำจารึกขั้นสุดท้าย หากได้รับคำแนะนำในการทำงาน และจัดทำสินค้าคงคลังภายในด้วย
ขั้นตอนที่ 2
ในเวลาเดียวกัน ชื่อขององค์กรหรือองค์กร ดัชนีตามระบบการตั้งชื่อคดี วันที่เปิดและปิดคดี ตลอดจนระยะเวลาการจัดเก็บระบุไว้ในหน้าชื่อเรื่องของไฟล์ที่ส่ง ไปที่ไฟล์เก็บถาวร
ขั้นตอนที่ 3
เอกสารที่จะเก็บถาวรจะจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปกแข็งแยกต่างหาก หากเอกสารมีค่าเป็นพิเศษ ตามกฎแล้ว จะไม่เย็บ แต่ใส่ในไฟล์หรือซองจดหมายและแนบไปกับเคส ที่ส่วนท้ายของเคสที่เย็บและใส่หมายเลขแล้ว จะมีการวางเอกสารรับรองไว้ และที่จุดเริ่มต้น - สินค้าคงคลังภายใน ในกรณีนี้ความหนาของเคสไม่ควรเกิน 40 มม. และจำนวนแผ่นไม่ควรเกิน 250
ขั้นตอนที่ 4
สำหรับกรณีที่เก็บไว้ในไฟล์เก็บถาวรแบบถาวรและแบบชั่วคราว แต่ไม่น้อยกว่า 10 ปี จะมีการจัดทำรายการสินค้าคงคลังสำหรับการโอนกรณีไปยังที่เก็บถาวร ในเวลาเดียวกัน จะมีการจัดทำรายการสินค้าคงคลังแยกต่างหากสำหรับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบันทึกบุคลากร มีการป้อนชื่อของคดีซึ่งแต่ละกรณีจะได้รับหมายเลขซีเรียลและมีการระบุรหัสการตั้งชื่อด้วย สินค้าคงคลังจะทำซ้ำหากไฟล์ยังคงอยู่ในไฟล์เก็บถาวรขององค์กร ถ้าไฟล์จะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรของรัฐ ควรมีสี่ชุด
ขั้นตอนที่ 5
กรณีที่มีการจัดเก็บหลังจากเสร็จสิ้นน้อยกว่า 10 ปีสามารถเก็บถาวรตามดุลยพินิจของการจัดการขององค์กร ความจำเป็นในการยื่นคำร้องจะขึ้นอยู่กับปริมาณงานของที่เก็บถาวร ความถี่ในการเข้าถึงเอกสารเก่า ฯลฯ