เมื่อเร็ว ๆ นี้ มีแนวโน้มในธุรกิจที่จะย้ายจากการทำงานไปเป็นการจัดการกระบวนการ ซึ่งเกี่ยวข้องกับบทบาทของคำอธิบายที่ถูกต้องและการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นทางการเพิ่มขึ้นอย่างมาก หลังจากเสร็จสิ้นการดำเนินการเหล่านี้แล้ว เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับการปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสมเพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรได้
มันจำเป็น
เครื่องมือ CASE ที่ช่วยให้คุณกำหนดกระบวนการทางธุรกิจในรูปแบบกราฟิกได้
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ประการแรกคือการกำหนดชื่อของกระบวนการที่อธิบายไว้อย่างกระชับและถูกต้อง ซึ่งควรจะเข้าใจได้และสะท้อนถึงสาระสำคัญทั่วไปของลำดับของการกระทำที่ประกอบขึ้นเป็นกระบวนการทางธุรกิจ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะ "ส่งใบสมัครสำหรับการผลิตผลิตภัณฑ์ไปยังการผลิตและควบคุมการดำเนินการ" ก็เพียงพอแล้วที่จะตั้งชื่อกระบวนการว่า "การควบคุมการผลิตผลิตภัณฑ์" ประการที่สองคือการแบ่งกระบวนการที่อธิบายไว้ทั้งหมดอย่างถูกต้องเป็น งานที่เล็กกว่า ("อะตอม") หรือฟังก์ชันย่อยและตัดสินใจเกี่ยวกับลำดับของการดำเนินการ ด้วยการแบ่งดังกล่าว กระบวนการที่อธิบายไว้จะเป็นกระบวนการระดับบนสุด ความละเอียดของกระบวนการระดับสูงอาจแตกต่างกันไป แต่ควรเพียงพอสำหรับความเข้าใจของผู้ชมที่จะใช้คำอธิบายของคุณ
ขั้นตอนที่ 2
มีหลายวิธีในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ ที่นิยมมากที่สุดคือกราฟิกด้วยความช่วยเหลือของไดอะแกรมที่ทำในสัญกรณ์ต่าง ๆ (สัญกรณ์คือชุดของสัญลักษณ์เพื่อแสดงถึงบางสิ่ง)
ประเภทของสัญกรณ์ที่ใช้บ่อยที่สุดในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ ได้แก่ IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) เป็นต้น
ตัวอย่างเช่น เรามาเน้นที่ไดอะแกรมที่สร้างด้วย BPMN (Business Process Modeling Notation) โดยใช้เครื่องมือ PowerDesigner CASE (รูปที่ 1) องค์ประกอบหลักในแผนภาพคือ:
1. "กระบวนการ" (ฟังก์ชัน) - สี่เหลี่ยมผืนผ้าโค้งมนที่มุม
2. "การเปลี่ยนแปลง" - กระบวนการเชื่อมต่อลูกศร
3. “วิธีแก้ปัญหา” - เพชรที่มีคำถามที่สามารถตอบได้เฉพาะ "ใช่" หรือ "ไม่ใช่"
4. เงื่อนไข - นิพจน์ข้อความซึ่งดำเนินการเปลี่ยนจากฟังก์ชันหนึ่งไปยังอีกฟังก์ชันหนึ่ง เงื่อนไขอยู่ในวงเล็บเหลี่ยมเสมอ ในบางครั้งการแบ่งไดอะแกรมของคุณออกเป็น "แทร็ก" - ส่วนแนวตั้งหรือแนวนอนที่แสดงถึงแผนกในองค์กรหรือบุคคลที่รับผิดชอบในหน้าที่เฉพาะนั้นมีประโยชน์ ในกรณีนี้ ไอคอนสำหรับฟังก์ชันนี้ต้องอยู่ภายในส่วน นอกจากองค์ประกอบที่แสดงในรายการแล้ว ไดอะแกรมอาจประกอบด้วยรายการข้อมูลที่ป้อนหรือส่งออกไปยังกระบวนการ เช่นเดียวกับลิงก์ไปยังกฎหรือข้อบังคับตามฟังก์ชันการทำงานนี้หรือฟังก์ชันนั้น ตัวอย่างคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ "การควบคุมการผลิตผลิตภัณฑ์" แสดงในรูปที่ 1 ง่ายที่จะเห็นว่าไดอะแกรมนี้คล้ายกับผังงานของอัลกอริทึมในการแก้ปัญหามาก
ขั้นตอนที่ 3
คำอธิบายแบบกราฟิกของกระบวนการยังสามารถเสริมด้วยคำอธิบายที่เป็นข้อความของฟังก์ชันย่อยของกระบวนการในรูปแบบของตารางที่มีคอลัมน์ต่อไปนี้: ชื่อกระบวนการ แผนก (เจ้าของกระบวนการ) คำอธิบายกระบวนการ ผลการดำเนินการตามกระบวนการ ตัวอย่างของคำอธิบายดังกล่าวแสดงในรูปที่ 2 หากคาดว่าจะเพิ่มประสิทธิภาพเพิ่มเติมของกระบวนการทางธุรกิจที่อธิบายไว้ คอลัมน์อื่นสามารถเพิ่มลงในตารางที่อธิบายปัญหาหรือข้อบกพร่องของฟังก์ชันกระบวนการย่อยที่ดำเนินการอยู่ในปัจจุบัน