จดหมายธุรกิจเป็นองค์ประกอบหลักของการติดต่อทางธุรกิจ ภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัทขึ้นอยู่กับการรู้หนังสือของเอกสารที่ร่างขึ้น จดหมายธุรกิจเขียนโดยเลขานุการและผู้ช่วยผู้บริหารของบริษัท
การเขียนจดหมายธุรกิจ
การเขียนจดหมายธุรกิจจำเป็นต้องมีเป้าหมาย: เพื่อให้ความร่วมมือ เพิ่มยอดขายให้กับองค์กร เร่งกระบวนการชำระเงินค่าสินค้า เรียกร้องค่าสินไหมทดแทน ขอบคุณบางสิ่งบางอย่าง จดหมายควรประกอบด้วยวัตถุประสงค์เฉพาะและควรแสดงออกให้มากที่สุด อย่าลืมดูรายละเอียดของบริษัทที่คุณจะส่งจดหมาย คุณจำเป็นต้องรู้สูงสุดเกี่ยวกับพันธมิตรที่มีศักยภาพ
บ่อยครั้งที่บริษัทต่างๆ ส่งจดหมายเสนอสินค้าหรือบริการเป็นจำนวนมาก แต่ในขณะเดียวกันก็มีข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับอย่างน้อย นี่เป็นความผิดพลาดหลักของนักธุรกิจมือใหม่ทุกคน ท้ายที่สุด เป็นเรื่องดีเสมอที่ผู้รับจดหมายรู้ว่าพวกเขากำลังส่งจดหมายส่วนตัว การระบุชื่อบุคคลถือเป็นพื้นฐานของจดหมายขายที่ประสบความสำเร็จ และแม้ว่าคุณจะไม่ทราบชื่อผู้รับ ในกรณีใด ๆ คุณไม่สามารถเขียนตำแหน่งของบุคคลนั้นในฉบับย่อเมื่อพูดถึงเขา
การออกแบบจดหมายธุรกิจ
ตามหลักการแล้วแต่ละบริษัทมีชื่อแบรนด์ของตัวเอง มันอยู่บนนั้นที่มีการร่างจดหมายธุรกิจ หัวจดหมายประกอบด้วยชื่อขององค์กร สถานที่จริงและตามกฎหมาย ผู้ติดต่อ เว็บไซต์ ที่อยู่อีเมล โลโก้ และข้อมูลอื่นๆ เกี่ยวกับองค์กรเสมอ ระยะขอบจดหมายธุรกิจ: ล่าง บน ขวา และซ้ายมีขนาดมาตรฐาน ระยะขอบด้านซ้าย 3 ซม. เนื่องจากเอกสารทั้งหมดถูกส่งไปยังการยื่น ระยะขอบขวา - 1.5 ซม. เยื้องบนและล่าง: 1 ซม.
จดหมายธุรกิจทุกฉบับเริ่มต้นด้วยพาดหัวที่สั้นและน่าดึงดูดอยู่ตรงกลาง ชื่อเรื่องจะเปิดเผยเนื้อหาของข้อความอย่างแน่นอน ส่วนหัวของจดหมายธุรกิจประกอบด้วย: ชื่อของบริษัทผู้รับที่มีชื่อเต็ม เช่นเดียวกับตำแหน่งของผู้รับ (ที่มุมบนขวา) มุมซ้ายบนใต้ส่วนหัวเป็นที่สำหรับระบุหมายเลขจดหมายและวันที่ลงทะเบียน (ขาออก) หากจดหมายธุรกิจเขียนเป็นจดหมายตอบกลับ คุณควรระบุว่าจดหมายนี้ตอบกลับไปยังเอกสารใด ส่วนหัวของจดหมายธุรกิจระบุไว้หลังวันที่และหมายเลขของเอกสาร ลายเซ็นของผู้ส่งระบุไว้ที่ท้ายจดหมาย ต้องเขียนชื่อเต็มและตำแหน่งด้วย
หากจดหมายมีข้อมูลทางการเงินเกี่ยวกับบริษัท ลายเซ็นของหัวหน้าฝ่ายบัญชีจะต้องอยู่ด้านล่าง ลำดับของลายเซ็นมีดังนี้ อันดับแรก ลายเซ็นของผู้อำนวยการทั่วไป และด้านล่างคือหัวหน้าฝ่ายบัญชี นอกจากนี้ในตอนท้ายของจดหมายประทับตราอย่างเป็นทางการขององค์กรจะติดอยู่กับลายเซ็น Times New Roman ขนาดที่ 12 และระยะห่างเดี่ยวเป็นมาตรฐานสำหรับการติดต่อทางธุรกิจที่เป็นทางการ เป็นเรื่องปกติที่จะส่งจดหมายธุรกิจซึ่งเป็นข้อเสนอที่จริงจัง ทางไปรษณีย์ ไม่ใช่ทางโทรสารหรืออีเมล เจ้าหน้าที่จัดส่งจดหมายไปยังผู้จัดการหรือเลขานุการเป็นการส่วนตัว จดหมายดังกล่าวจะต้องส่งในซองของบริษัทขนาดใหญ่ซึ่งพิมพ์ด้วยวิธีการพิมพ์ ทั้งหมดนี้ทำงานเพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัท