จดหมายธุรกิจควรแยกความแตกต่างจากจดหมายโต้ตอบส่วนตัว การเขียนของพวกเขาต้องได้รับการติดต่อด้วยความระมัดระวังเป็นพิเศษ เรื่องของจดหมายดังกล่าวยังคงมีความเกี่ยวข้องในปัจจุบัน พวกเขาจะถูกส่งต่อกันโดยคู่ค้า นายจ้าง ต่อพนักงาน และในทางกลับกัน มีกฎหลายข้อที่ไม่ควรเบี่ยงเบนไปจากการเขียนจดหมายธุรกิจ
มันจำเป็น
- - เอกสารขององค์กร
- - รายละเอียดของผู้รับ;
- - วัตถุประสงค์ในการเขียนจดหมาย
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ที่มุมขวาบนของจดหมายธุรกิจ ตามกฎแล้ว คุณควรเขียนนามสกุล ชื่อ นามสกุล และตำแหน่งของบุคคลที่ส่ง หากมีการติดต่อกันระหว่างบริษัทต่างๆ จำเป็นต้องระบุที่อยู่ตามกฎหมายของบริษัทที่จะส่งจดหมาย
ขั้นตอนที่ 2
ตรงกลางแผ่นงาน ให้เขียนคำอุทธรณ์ถึงผู้รับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กล่าวถึงบุคคลที่คุณต้องการส่งข้อมูลให้ด้วยความเคารพ ตามกฎแล้ว ไม่อนุญาตให้ใช้ตัวย่อในบรรทัดนี้ ดังนั้นต้องคำนึงถึงเรื่องนี้ด้วย
ขั้นตอนที่ 3
เนื้อหาของจดหมายธุรกิจควรเริ่มต้นด้วยการแนะนำ เหตุการณ์ที่นำไปสู่การเกิดขึ้นของสถานการณ์บางอย่าง ถัดไป คุณควรระบุวัตถุประสงค์หลักของจดหมายตามที่กำลังจะรวบรวม นี่อาจเป็นการเชื้อเชิญ เช่น การไปนิทรรศการ การแสดงความยินดีในวันสำคัญใดๆ การแสดงความเสียใจ ข้อเสนอเชิงพาณิชย์หรือข้อเสนออื่นๆ การขอข้อมูลบางอย่าง การตอบกลับจดหมายที่คล้ายกัน การขอบางสิ่งบางอย่าง คำถามและเป้าหมายอื่น ๆ อีกมากมายที่กระตุ้นให้คุณเขียนจดหมายธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 4
หลังจากอธิบายเป้าหมายแล้ว ให้สรุปผลลัพธ์ที่คุณต้องการได้รับโดยส่งจดหมายธุรกิจไปยังผู้รับ ตัวอย่างเช่น หากคุณเชิญคู่ของคุณทำความคุ้นเคยกับรูปลักษณ์ของผลิตภัณฑ์ใหม่ ผลลัพธ์อาจเขียนได้ดังนี้: "ฉันหวังว่าคุณจะประทับใจในคุณภาพของผลิตภัณฑ์ใหม่"
ขั้นตอนที่ 5
จำเป็นต้องแนบเอกสารไปกับจดหมายหากมีการสะกดในข้อความของจดหมายธุรกิจ หากคุณเสนอข้อเสนอสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่ ให้ระบุรายการราคาและการนำเสนอสินค้าแก่ผู้รับ
ขั้นตอนที่ 6
ตามกฎแล้วจำเป็นต้องกรอกจดหมายธุรกิจด้วยคำว่า "ขอแสดงความนับถือ" จากนั้นระบุตำแหน่งของบุคคลที่เขียนชื่อนามสกุลชื่อย่อของเขา เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าควรระบุหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ ที่อยู่บริษัท และที่อยู่อีเมล