ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่แผนกบัญชีของลูกค้าของคุณจำเป็นต้องใช้เป็นหลักในการชำระค่าบริการและดำเนินการค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องตามเอกสาร นี่เป็นเอกสารทั่วไปซึ่งการเตรียมการนั้นไม่ยากเป็นพิเศษ จำเป็นต้องคำนึงถึงจำนวนตำแหน่งที่จะต้องสะท้อนให้เห็นเท่านั้น โปรดใช้ความระมัดระวังเมื่อเพิ่มรายละเอียดของคุณเอง โดยพื้นฐานแล้ว ลูกค้าของคุณจะสร้างคำสั่งชำระเงิน และข้อผิดพลาดใด ๆ ในนั้นเต็มไปด้วยความจริงที่ว่าเงินจะไม่ถึงคุณ
มันจำเป็น
- - คอมพิวเตอร์;
- - โปรแกรมบัญชีพิเศษหรือซอฟต์แวร์ MS Office (Excel เหมาะสมที่สุด แต่สามารถใช้ Word ได้)
- - รายละเอียด: ของคุณและลูกค้า
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
แต่ละบัญชีต้องมีชื่อ ("ACCOUNT") และตัวเลข มันจะไม่ฟุ่มเฟือยที่จะระบุข้อมูลผลลัพธ์ของสัญญา (หมายเลข, วันที่สรุป) ด้านล่างคุณควรระบุรายละเอียด - ลูกค้า อะไรก็เป็นไปได้ แต่บางอย่างก็จำกัดแค่ชื่อและที่อยู่ตามกฎหมาย ด้านล่าง - รายละเอียดทั้งหมดของคุณเองรวมถึงรายละเอียดธนาคาร ในบัญชี คุณสามารถเรียกตัวเองว่าผู้รับเหมา และหุ้นส่วน - ลูกค้า ถ้อยคำ "ผู้ชำระเงิน" " และ "ผู้รับ" ก็เป็นที่ยอมรับเช่นกัน
ขั้นตอนที่ 2
หลังจากกล่าวถึงคู่กรณีและรายละเอียดแล้ว ให้ระบุบริการทั้งหมดที่คุณให้ไว้ในรูปแบบของตาราง แต่ละบริการควรได้รับการกำหนดบรรทัดแยกต่างหาก บรรทัดควรมีชื่อของบริการที่มีให้, ตัวบ่งชี้เชิงปริมาณ, หน่วยวัด, ราคาต่อหน่วยวัด และจำนวนเงินทั้งหมด บรรทัดล่างสุดของตารางควรมีจำนวนเงินทั้งหมดเป็นตัวเลขเนื่องจากการชำระเงินในใบแจ้งหนี้ ถ้า คุณเป็นผู้ชำระภาษีมูลค่าเพิ่ม คุณควรอุทิศคอลัมน์แยกต่างหากของตารางให้กับเขา และที่ด้านล่าง ให้เพิ่มอีกหนึ่งบรรทัดเพื่อระบุจำนวนเงินที่ต้องชำระรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม หากคุณได้รับการยกเว้นไม่ต้องชำระภาษีนี้ ให้ระบุว่าภาษีมูลค่าเพิ่มเป็น ไม่เรียกเก็บเงินก็ควรให้เหตุผล ส่วนใหญ่มักเป็นการใช้ระบบภาษีแบบง่ายพร้อมลิงก์ไปยังการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนที่ 3
ด้านล่างตาราง ในบรรทัดแยกต่างหาก ระบุจำนวนบริการที่ได้รับและจำนวนเงิน จำนวนบริการและจำนวนเงินเขียนเป็นตัวเลขแล้วขึ้นบรรทัดใหม่ว่าครบกำหนดเท่าไร ทุกอย่างในบรรทัดนี้เขียนด้วยคำพูดและใบแจ้งหนี้ได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของผู้อำนวยการและหัวหน้าฝ่ายบัญชี หากคุณเป็นผู้ประกอบการรายบุคคลหรือรวมหน้าที่ของผู้อำนวยการและหัวหน้าฝ่ายบัญชีของ LLC เข้าด้วยกัน คุณควรลงนามทั้งสองอย่าง หากคุณมีตราประทับ ใบแจ้งหนี้ก็จะได้รับการรับรองด้วย
ขั้นตอนที่ 4
ใบแจ้งหนี้ที่เสร็จแล้วสามารถนำไปที่สำนักงานของลูกค้า, ส่งทางแฟกซ์, ส่งมอบให้กับตัวแทนของลูกค้าในพื้นที่ของตนเองหรือเป็นกลาง, หรือส่งทางไปรษณีย์ ในทางปฏิบัติ ส่วนใหญ่มักจะออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์บนพื้นฐาน ซึ่งแผนกบัญชีของลูกค้าจ่ายค่าบริการและใครก็ตามที่จัดหาต้นฉบับให้กับเขาในวิธีที่สะดวก