แนวคิดของบัญชีลูกหนี้ในกรณีส่วนใหญ่ใช้กับนิติบุคคล อย่างไรก็ตาม คำจำกัดความของแนวคิดดังกล่าวถือว่าลูกหนี้เป็นส่วนหนึ่งของเงินทุนหมุนเวียนของบริษัท
ลูกหนี้
บัญชีลูกหนี้แสดงถึงจำนวนเงินที่กิจการคาดว่าจะได้รับจากคู่สัญญา กล่าวคือ คู่ค้า ลูกค้า หรือบุคคลอื่น ๆ ที่มีปฏิสัมพันธ์ด้วย ในกรณีนี้ เรากำลังพูดถึงจำนวนเงินสำหรับการรับซึ่งมีเหตุผลทางกฎหมายบางประการในรูปแบบของสัญญาหรือข้อตกลงที่สรุปผล
ลูกหนี้สามารถเกิดขึ้นได้หลายวิธี ตัวอย่างเช่น อาจเกิดขึ้นในความสัมพันธ์ทางธุรกิจระหว่างองค์กรการค้าสองแห่งที่เป็นหุ้นส่วนระยะยาวและไว้วางใจซึ่งกันและกัน ยิ่งไปกว่านั้น หากหนึ่งในนั้นเป็นลูกค้าของอีกฝ่าย ซัพพลายเออร์สามารถจัดหาสินค้าที่จำเป็นให้กับลูกค้าด้วยการชำระเงินที่รอการตัดบัญชี ดังนั้นในบางครั้งจะมีสถานการณ์เมื่อสินค้าถูกส่งไปยังลูกค้าแล้ว แต่ลูกค้ายังไม่ได้โอนเงินเพื่อชำระค่าสินค้านี้ เป็นผลให้จำนวนเงินที่ถึงกำหนดชำระจะเป็นลูกหนี้
บัญชีลูกหนี้มักจะมาจากเงินทุนหมุนเวียนขององค์กร เนื่องจากโดยปกติบริษัทคาดว่าภายในระยะเวลาหนึ่ง บริษัทจะได้รับเงินจำนวนนี้และจะสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ของตนเองได้ อย่างไรก็ตาม ลูกหนี้จำนวนมากอาจคุกคามการทำงานปกติของบริษัท ตัวอย่างเช่น หากไม่สามารถชำระเงินในปัจจุบันหรือชำระคืนเงินกู้ได้ เนื่องจากเงินที่ค้างชำระยังไม่เข้าบัญชีของบริษัทจากลูกหนี้
ประเภทลูกหนี้
ในการบัญชีสมัยใหม่ บัญชีลูกหนี้หลายประเภทมีความโดดเด่น ซึ่งนักบัญชีในภาษาสแลงมืออาชีพมักเรียกง่ายๆ ว่า "บัญชีลูกหนี้" ดังนั้น หากสัญญาหรือข้อตกลงระหว่างองค์กรกับลูกหนี้โดยนัยว่าหนี้นั้นต้องชำระภายใน 12 เดือน หนี้ดังกล่าวจะถือเป็นหนี้ระยะสั้น หากระยะเวลาชำระหนี้เกิน 12 เดือน ให้จัดประเภทหนี้เป็นระยะยาว
นอกจากนี้ควรระลึกไว้เสมอว่าลูกหนี้ถือเป็นเรื่องปกติในช่วงเวลาที่กำหนดโดยสัญญา ตัวอย่างเช่น หากเงื่อนไขของข้อตกลงระหว่างซัพพลายเออร์และลูกค้าแนะนำว่าต้องชำระหนี้ภายในหนึ่งเดือนนับจากวันที่ส่งมอบ ในระหว่างเดือนนั้น ซัพพลายเออร์ไม่มีพื้นฐานทางกฎหมายในการฟ้องร้องลูกค้า อย่างไรก็ตามหลังจากพ้นกำหนดระยะเวลานี้ ลูกหนี้จะค้างชำระ และซัพพลายเออร์มีสิทธิที่จะขึ้นศาลเพื่อเรียกเก็บเงิน