เอกสารขององค์กรต้องถูกเก็บไว้ตามลำดับ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาสัญญาที่จำเป็นสำหรับการจัดหาสินค้าในเอกสารทางธุรกิจอื่น ๆ คุณควรสร้างชั้นวางหรือโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับพวกเขา แต่ไม่เพียงเท่านั้น สัญญาเองก็ต้องมีความคล่องตัว
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
รวบรวมสัญญาทั้งหมดที่คุณต้องการจัดระเบียบและประเมินผล ให้ความสนใจกับความถี่ในการสรุปผลและร่วมกับพันธมิตรรายใด ซึ่งจะช่วยให้คุณเลือกวิธีการจัดประเภทเอกสารได้
ขั้นตอนที่ 2
หากมีคู่ค้าหลายราย วิธีการสั่งซื้อสัญญาภายในวันที่สรุปผลจะเหมาะสมกว่า ในกรณีที่ทำสัญญากับบริษัทเดียวกันเป็นระยะเวลานาน สัญญาเหล่านี้จะถูกจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่ (โฟลเดอร์) แยกตามคู่สัญญา และในบางกรณี การจัดสัญญาตามลำดับตัวอักษรตามชื่อบริษัทพันธมิตรก็เพียงพอแล้ว
ขั้นตอนที่ 3
วิธีใดก็ตามที่คุณเลือก โปรดทราบว่าโฟลเดอร์ขนาดใหญ่ไม่สะดวกต่อการใช้งาน ตรวจสอบสัญญาและลบสัญญาที่หมดอายุออกจากกองทั่วไป สร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับพวกเขา สัญญาดังกล่าวมักได้รับการติดต่อเป็นครั้งคราวเท่านั้นซึ่งไม่จำเป็นในการทำงานประจำวัน
ขั้นตอนที่ 4
เมื่อจัดสัญญาตามลำดับเวลา ให้ยึดถือหลักการทั่วไปของการรักษาและจัดเก็บบันทึก ในโฟลเดอร์ที่มักใช้ สัญญาที่เพิ่งสรุปจะอยู่ที่ด้านบนสุด ด้านล่างนี้เป็นเอกสารที่มีวันที่สร้างก่อนหน้านี้ เมื่อยื่นในเอกสารสำคัญ ในทางตรงกันข้าม อันดับแรกควรอยู่ด้านบน และสัญญาที่สรุปล่าสุดควรอยู่ด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 5
ใช้เครื่องหมาย แท็ก ที่คั่นหนังสือ และเครื่องเขียนอื่นๆ เพื่อแยกหมวดหมู่หนึ่งออกจากอีกหมวดหมู่หนึ่งด้วยสายตา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวคั่นดังกล่าวมองเห็นได้ชัดเจนในโฟลเดอร์ สิ่งนี้จะช่วยอำนวยความสะดวกในการค้นหาเอกสารที่จำเป็นอย่างมาก
ขั้นตอนที่ 6
หลังจากที่สัญญาการจัดหาสินค้าทั้งหมดถูกจัดวางในโฟลเดอร์ในลักษณะที่เหมาะสมแล้วอย่าลืมจัดทำทะเบียนเอกสาร วางไว้บนหน้าปกหรือใส่ในแฟ้มทับสัญญาทั้งหมด เว้นบรรทัดว่างไว้ในรีจิสทรี เมื่อลงทุนสัญญาใหม่ ให้ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับสัญญาดังกล่าวในทะเบียน