การส่งการเดินทางเพื่อธุรกิจเกี่ยวข้องกับการจัดเตรียมเอกสารที่จำเป็น ได้แก่ การมอบหมายงาน คำสั่งให้ส่งการเดินทางเพื่อธุรกิจ และใบรับรองการเดินทางเพื่อธุรกิจ พนักงานจะได้รับเงินคืนสำหรับค่าใช้จ่ายที่เป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อธุรกิจและจ่ายเบี้ยเลี้ยงรายวัน จำนวนต่อวันถูกกำหนดโดยข้อตกลงร่วมหรือคำสั่งพิเศษขององค์กร ในระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ พนักงานจะเก็บรายได้เฉลี่ยไว้
มันจำเป็น
- - ข้อตกลงร่วมหรือเอกสารอื่นๆ ที่กำหนดจำนวนเงินค่าครองชีพรายวันในองค์กรของคุณ
- - มอบหมายบริการสำหรับส่งการเดินทางเพื่อธุรกิจและรายงานการดำเนินการ
- - คำสั่งให้ส่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ
- - ใบรับรองการเดินทาง
- - รายงานล่วงหน้าได้รับการอนุมัติจากหัวหน้า
- - เอกสารยืนยันค่าใช้จ่ายพนักงานระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ก่อนที่พนักงานจะออกเดินทางไปทำธุรกิจในอาณาเขตของสหพันธรัฐรัสเซีย ให้เงินล่วงหน้าเป็นรูเบิลและเดินทางไปทำธุรกิจในต่างประเทศ - ในสกุลเงินของประเทศที่เขาถูกส่งไป
ขั้นตอนที่ 2
หลังจากกลับจากการเดินทางไปทำธุรกิจแล้ว ให้ตรวจสอบรายงานล่วงหน้าที่พนักงานส่งมาและเอกสารยืนยันค่าใช้จ่ายการเดินทางเพื่อธุรกิจ ได้แก่
- ใบรับรองการเดินทางเพื่อธุรกิจพร้อมเครื่องหมายขาเข้าและขาออก - การกำหนดบริการที่ได้รับอนุมัติจากหัวหน้า
- ใบแจ้งหนี้จากโรงแรมและใบเสร็จรับเงินของแคชเชียร์ยืนยันการชำระเงินค่าที่พักจริง
- ตั๋วโดยสาร ใบเสร็จรับเงินยืนยันการชำระค่าบริการจองตั๋วและการใช้เครื่องนอน
- ใบเสร็จรับเงินค่าเดินทางโดยระบบขนส่งสาธารณะไปยังสนามบิน หากอยู่นอกเมือง
- ใบเสร็จรับเงินยืนยันการชำระเบี้ยประกันภัยสำหรับการประกันภัยภาคบังคับของผู้โดยสารในการขนส่ง
ขั้นตอนที่ 3
หากพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจในต่างประเทศ นอกจากเอกสารข้างต้นแล้ว ให้ตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:
- ใบเสร็จรับเงินยืนยันค่าใช้จ่ายในการรับหนังสือเดินทางและวีซ่าต่างประเทศ
- เอกสารธนาคารที่ยืนยันค่าใช้จ่ายในการแลกเปลี่ยนเช็คเดินทางเป็นเงินสดเงินตราต่างประเทศ
- ใบเสร็จการชำระค่าธรรมเนียมกงสุลและค่าธรรมเนียมสนามบิน
- ใบเสร็จรับเงินค่าธรรมเนียมสำหรับสิทธิในการเข้าหรือผ่านการขนส่งทางถนน
- เอกสารการขึ้นทะเบียนประกันสุขภาพภาคบังคับ
ขั้นตอนที่ 4
คำนวณจำนวนวันเดินทางเพื่อธุรกิจ (รวมถึงวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุด วันออกเดินทางและวันเดินทางกลับ) ตามใบรับรองการเดินทาง และคำนวณจำนวนเงินชดเชยโดยทราบข้อกำหนดของข้อตกลงร่วมเกี่ยวกับจำนวนเงินต่อวัน
ขั้นตอนที่ 5
คำนวณค่าใช้จ่ายทั้งหมดตามใบเสร็จและใบเสร็จที่ให้ไว้
ขั้นตอนที่ 6
กำหนดความแตกต่างระหว่างจำนวนเงินที่ยืนยันค่าใช้จ่ายและเงินจ่ายล่วงหน้า หากเงินจ่ายล่วงหน้ามากกว่าจำนวนนี้ พนักงานต้องจ่ายส่วนต่างให้แคชเชียร์ ถ้าน้อยกว่า - มอบให้พนักงานจากโต๊ะเงินสด